Vous avez des questions ? Nous avons les réponses !
Découvrez les réponses aux questions les plus fréquemment posées sur le web et par les utilisateurs des solutions, développées par ELP.
La gestion des archives
Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage ?
Un logiciel d’archivage permet d’organiser et gérer les archives papiers et électroniques d’une structure. Ce type de logiciel recouvre des fonctionnalités de gestion des archives, de la collecte jusqu’à leur communication.
Le logiciel offre des solutions face à l’augmentation croissante de la production documentaire. Il répond également aux besoins liés à la gestion des archives électroniques, en télétravail comme au bureau. Il a pour objectif de gérer et contrôler la collecte, le classement, le stockage et la communication des archives.
Quelles sont les caractéristiques d’un bon logiciel d’archivage ?
Un logiciel d’archivage présente de nombreux avantages pour le traitement des archives papiers et électroniques. Actuellement, il existe sur le marché des dizaines de logiciels dédiés à la gestion des archives. Ces logiciels s’adaptent tant à la taille de la structure, qu’à son fonctionnement et ses missions :
- Un logiciel adapté à la taille d’un établissement : le logiciel peut s’adapter à la taille de la structure, que ce soit une petite, moyenne structure ou un grand établissement implanté dans différentes parties du territoire et basé à l’étranger. Il se conforme également aux besoins des structures publiques (administration, collectivité, communauté de communes) et privées (association, TPE, PME, grande entreprise).
- Une configuration souple et une plateforme intuitive : L’éditeur du logiciel s’adapte aux besoins spécifiques de l’établissement et ses collaborateurs. Cette adaptation s’effectue autant pour le fonctionnement interne, la production et le type de document à archiver de l’établissement.
- Un gain de temps dans les échanges entre archivistes et collaborateurs : Les fonctionnalités du logiciel d’archivage permettent de traiter plus rapidement les archives papiers et électroniques et, ainsi, libérer de l’espace dans les bureaux des services. Les demandes de communications peuvent également être centralisées et contrôlées par l’archiviste et/ou l’administrateur.
- Sécurisation des données et fichiers électroniques : Les actions des utilisateurs, dans le logiciel, peuvent être journalisées, pour une meilleure traçabilité du mouvement des archives. Il est souhaitable que le logiciel possède un contrôle d’intégrité des documents électroniques.
Le logiciel Hyperdhoc Archive, développé par ELP, permet de gérer et communiquer les archives papiers et électroniques d’un établissement. Des fonctionnalités sont proposées pour collecter, traiter, optimiser les espaces de conservation et communiquer les archives à la demande des collaborateurs.
Pour accéder à la solution Hyperdhoc Archive : cliquez ici
Il est légitime de se demander pourquoi la gestion et la conservation des archives sont nécessaires pour un établissement. Cette question peut être souvent demandée à l’archiviste par les collaborateurs. Il est nécessaire de savoir répondre à leurs interrogations pour mieux les sensibiliser à l’archivage de leurs documents.
Retours d’expériences et opérations futures
Les archives peuvent servir de base à de nombreuses opérations et prises de décision par la structure. Ces opérations peuvent être commerciales, financières et administratives. Partir du contenu de certaines archives peut faire grandement gagner du temps à une structure : pour son fonctionnement interne, prouver sa légitimité lors du lancement de ses actions commerciales et lors des opérations financières et comptables.
En cas de litige et de contrôle
Le principe de conserver ses archives va permettre à l’établissement de les utiliser comme preuves à valeur probatoire vis-à-vis de la justice, mais également auprès des différents collaborateurs et partenaires.
Préserver la mémoire de l’établissement
Assurer la mémoire de la structure, à des fins patrimoniales, sert à prouver son existence et assurer son histoire dans le temps. Cette préservation peut permettre le développement d’une véritable cohésion entre ses collaborateurs.
Le + d’un logiciel d’archivage
Hyperdhoc Archive permet de faciliter la gestion, la conservation et la communication des archives papiers et électroniques d’un établissement. Le logiciel d’archivage, offre un véritable gain de temps pour la recherche des archives et documents. Il permet également de sécuriser le mouvement de chaque document et de centraliser les données au sein d’une solution.
Pour visionner le replay du webinaire « Comment gérer et communiquer les archives de votre structure en 4 étapes ? » : cliquez ici
Le tableau de gestion permet de gérer et réglementer les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, produits et reçus par un service. Les différentes typologies documentaires référencées reflètent l’organisation de chaque service.
Il constitue une aide indispensable lors du versement des documents dans le local de pré-archivage. Cet outil accompagne également les archivistes lors des éliminations réglementaires et la conservation des archives définitives, dites historiques.
Le tableau de gestion comprend généralement quatre informations :
- Type de dossier avec type de documents : cette première information recense les différents types de dossiers et documents présents dans un établissement ou un service ;
- Durée d’Utilité Administrative (DUA) : indique la durée minimum pendant laquelle les archives sont nécessaires à un service, aussi bien sur le plan légal que fonctionnel ;
- Sort final : indique le sort que connaissent les documents après l’expiration de leur DUA : à conserver, à trier ou à éliminer.
- Observations : donnent des informations complémentaires : les modalités de tri des documents, échantillonnages, etc.
Le + d’un logiciel d’archivage
Il est possible d’importer les tableaux de gestion d’un établissement et des services administratifs dans le logiciel Hyperdhoc Archive. Les rubriques de ces tableaux de gestion peuvent ensuite être associées aux versements et archives, lors de leur collecte. L’utilisation d’un tableau de gestion dans ce logiciel d’archivage est particulièrement efficace lors de la prise en charge d’un versement, ainsi que lors de l’élimination et la conservation définitive des archives.
Trois outils de classement sont à construire et à mettre en place pour une bonne gestion des archives d’une entreprise sur le long terme : un tableau de gestion, un plan de classement et un thésaurus.
Tableau de gestion
Le tableau de gestion permet de gérer et réglementer les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, produits et reçus par un service. Les différentes typologies documentaires référencées reflètent l’organisation de chaque service.
Il constitue une aide indispensable pour le versement des documents dans le local de pré-archivage. Cet outil accompagne également les archivistes lors des éliminations réglementaires et la conservation des archives définitives, dites historiques.
Le tableau de gestion comprend généralement quatre informations :
- Type de dossier avec type de documents : cette première information recense les différents types de dossiers et documents présents dans un établissement ou un service ;
- Durée d’Utilité Administrative (DUA) : indique la durée minimum pendant laquelle ces documents sont nécessaires à un service administratif, aussi bien sur le plan légal que fonctionnel ;
- Sort final : indique le sort que connaissent les documents après l’expiration de leur DUA : à conserver, à trier ou à éliminer.
- Observations : donnent des informations complémentaires : les modalités de tri des documents, échantillonnage, etc.
Plan de classement
Le plan de classement fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les services. Cet outil permet de ranger, de classer et de retrouver les documents. Le plan de classement présente également un ordre hiérarchique dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. Cet outil ne doit pas être confondu avec le cadre de classement.
L’arborescence du plan de classement d’un établissement peut être définie de différentes manières selon les besoins des services :
- Les documents sont classés selon une procédure administrative, une affaire, une personne ou un projet,
- Les archives sont classées dans une arborescence qui couvre de manière ordonnée une thématique commune, un cadre chronologique, un cadre géographique ou alphabétique,
- Les archives peuvent également être classées selon les fonctions exercées au sein de l’établissement ou selon l’organigramme de la structure.
Thésaurus
Le thésaurus est un vocabulaire contrôlé de termes, sous forme de liste. Il permet d’indexer les notions d’un ensemble d’archives. Les termes enregistrés servent de langage contrôlé pour une indexation précise des archives.
Le thésaurus contient tous les termes nécessaires à l’indexation dans un domaine précis. Ces termes sont organisés sous la forme d’une relation hiérarchique à plusieurs niveaux, en rubriques et sous-rubriques.
Il est probable que les collaborateurs d’un établissement disposent déjà d’un thésaurus selon leur activité. L’archiviste à la possibilité de s’en servir intégralement ou en partit selon les termes enregistrés.
Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’afficher l’ensemble des outils de gestion sous la forme d’une structure arborescente. L’archiviste a la possibilité d’ajouter, modifier et supprimer une ou plusieurs rubriques associées aux outils de gestion, depuis le logiciel d’archivage.
Pour visionner le replay du webinaire « Créer, gérer et diffuser des outils de classement » : cliquez ici
Connaître la durée de conservation d’un document est essentiel pour la bonne gestion des archives au sein d’un établissement privé. Tout document créé ou reçu par un service ou un établissement doit être conservé à des fins probatoires.
Les archives à conserver obligatoirement par les établissements privés sont de plusieurs natures :
Document civil et commercial
Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
Contrat ou convention conclu dans le cadre d’une relation commerciale, correspondance commerciale | 5 ans | Article L110-4 du code de commerce |
Garantie pour les biens ou services fournis au consommateur | 2 ans | Article L218-2 du code de la consommation |
Contrat conclu par voie électronique (à partir de 120 €) | 10 ans à partir de la livraison ou de la prestation | Article L. 123-22 du code de commerce |
Contrat d’acquisition ou de cession de biens immobiliers et fonciers | 30 ans | Article 2227 du code civil |
Document bancaire (talon de chèque, relevé bancaire…) | 5 ans | Article L110-4 du code de commerce |
Document de transport de marchandises | 5 ans | Article L110-4 du code de commerce |
Déclaration en douane | 3 ans | Article 16 du règlement européen n°2913/92 du Conseil du 12 octobre 1992 |
Police d’assurance | 2 ans à partir de la résiliation du contrat | Article L114-1 du code des assurances |
Document relatif à la propriété intellectuelle (dépôt de brevet, marque, dessin et modèle) | 5 ans à partir de la fin de la protection | Article 2224 du code civil |
Dossier d’un avocat | 5 ans à partir de la fin du mandat | Article 2225 du code civil |
Pièce comptable
Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
Livre et registre comptable : livre journal, grand livre, livre d’inventaire, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | article L123-22 du code de commerce |
Pièce justificative : bon de commande, de livraison ou de réception, facture client et fournisseur, etc. | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | article L123-22 du code de commerce |
Document fiscal
Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à partir de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis.
Exemple : les éléments concernant les revenus de 2013, déclarés en 2014, doivent être conservés jusqu’à fin 2019.
Type d’impôt | Durée de conservation | Texte de référence |
Impôt sur le revenu et sur les sociétés | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Bénéfices industriels et commerciaux (BIC), bénéfices non commerciaux (BNC) et bénéfices agricoles (BA) en régime réel | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Impôts sur les sociétés pour l’EIRL, des sociétés à responsabilité limitée (exploitations agricoles, sociétés d’exercice libéral) | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Impôts directs locaux (taxes foncières, contribution à l’audiovisuel public) | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Cotisation foncière des entreprises (CFE) et CVAE | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Taxes sur le chiffre d’affaires (TVA et taxes assimilées, impôt sur les spectacles, taxe sur les conventions d’assurance…) | 6 ans | Article L102 B du livre des procédures fiscales |
Attention : Les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite, par exemple.
Document social (société commerciale)
Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
Statuts d’une société, d’un GIE ou d’une association (si nécessaire, pièce modificative de statuts) | 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS) | Article 2224 du code civil |
Compte annuel (bilan, compte de résultat, annexe…) | 10 ans à partir de la clôture de l’exercice | Article L123-22 du code de commerce |
Traité de fusion et autre acte lié au fonctionnement de la société (+ documents de la société absorbée) | 5 ans | Article 2224 du code civil |
Registre de titres nominatifs. Registre des mouvements de titres. Ordre de mouvement. Registre des procès-verbaux d’assemblées et de conseils d’administration. | 5 ans à partir de la fin de leur utilisation | Article 2224 du code civil |
Feuille de présence et pouvoirs. Rapport du gérant ou du conseil d’administration. Rapport des commissaires aux comptes. | 3 derniers exercices | Article L225-117 du code de commerce |
Gestion du personnel
Type de document | Durée de conservation | Texte de référence |
Bulletin de paie (double papier ou sous forme électronique) | 5 ans | Article L3243-4 du code du travail |
Registre unique du personnel | 5 ans à partir du départ du salarié | Article R1221-26 du code du travail |
Document concernant les contrats de travail, salaires, primes, indemnités, soldes de tout compte, régimes de retraite | 5 ans | Article 2224 du code civil |
Document relatif aux charges sociales et à la taxe sur les salaires | 3 ans | Articles L244-3 du code de la sécurité sociale et L169 A du livre des procédures fiscales |
Comptabilisation des jours de travail des salariés sous convention de forfait | 3 ans | Article D3171-16 du code du travail |
Comptabilisation des horaires des salariés, des heures d’astreinte et de leur compensation | 1 an | Article D3171-16 du code du travail |
Observation ou mise en demeure de l’inspection du travail Vérification et contrôle du CHSCT | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |
Déclaration d’accident du travail auprès de la caisse primaire d’assurance maladie | 5 ans | Article D4711-3 du code du travail |
Source : https://www.service-public.fr/professionnels-entreprises/vosdroits/F10029
Depuis quelques années, la production croissante de documents papiers est étroitement liée à la production de données électroniques (documents bureautiques, e-mail, fichiers multimédias, etc.). Cette coexistence entre le papier et le numérique, oblige les archivistes et les services producteurs à s’adapter à cette transition numérique, lors de la collecte des documents administratifs dans les bureaux.
La rédaction d’un tableau de gestion du service producteur
La collaboration entre les archivistes et les services producteurs intervient bien avant la collecte des archives, avec la rédaction d’un tableau de gestion spécifique à chaque service. Le tableau de gestion permet aux membres d’un service de mieux organiser et trier les documents n’ayant plus d’utilité immédiate pour le fonctionnement du service. L’archiviste, de son côté, va pouvoir contrôler les bordereaux de versement avant la collecte des archives. Il pourra, ainsi, déterminer si le bordereau de versement a été correctement rempli par le service en s’appuyant sur le tableau de gestion.
Nommer un·e correspondant·e archives
Pour renforcer cette collaboration et ne pas multiplier les demandes de collecte auprès de l’archiviste, le service peut nommer un·e correspondant·e archives qui assurera régulièrement la collecte des archives auprès des membres de son service, ainsi que la rédaction et l’envoi des bordereaux de versement au service des archives.
La préparation des archives avant leur collecte
Le référent (ou correspondant·e archives) s’appuie sur le tableau de gestion du service producteur pour regrouper et trier les documents qui ne sont plus d’utilité courante pour le fonctionnement du service. Le référent complète un bordereau de proposition de versement avec : des informations sur le service producteur des archives, le service versant, le responsable du versement, une description sommaire du versement (métrage linéaire, typologies principales, dates extrêmes par exemple) et la liste des documents et dossiers à archiver. Le ou la responsable du versement transmet ensuite le bordereau de versement au service des archives. Si ce versement est accepté par l’archiviste, les archives sont transférées physiquement pour être traitées et conservées.
Le + d’un logiciel d’archivage
La solution Hyperdhoc Archive permet d’optimiser les échanges entre le service d’archives et les services producteurs. La rédaction, l’envoi et la validation des bordereaux de versements sont simplifiés par un système de workflow propre au logiciel.
Le responsable du versement peut également associer des documents électroniques au bordereau de versement, depuis le logiciel d’archivage.
Pour en savoir plus, découvrez le logigramme sur la gestion de la collecte des archives : cliquez ici
Lors de la mise en place d’une politique de gestion des archives, il convient de former et sensibiliser en amont les collaborateurs d’un établissement. En effet, l’importance du rôle du collaborateur, lors de la mise en place d’un tel projet, n’est pas à négliger.
Le collaborateur est l’un des acteurs qui souhaitera rechercher régulièrement des archives et demander leur communication. Il devra également organiser les archives présentes dans les bureaux et envoyer des demandes de versement au service des archives.
Différentes pistes de réflexion et d’actions sont à organiser, en amont, pour sensibiliser les collaborateurs à votre projet.
Faire participer les collaborateurs concernés aux axes de la nouvelle politique d’archivage
Pour cela, vous devrez connaître au préalable les besoins et contraintes de chaque service et collaborateur. L’avantage de cette participation est d’impliquer le collaborateur lors des prises de décision du projet.
Idées :
- Recueillir les méthodes de classement et de recherche de chaque collaborateur, par le biais d’un questionnaire
- Recueillir des informations sur le fonctionnement du service et ses missions.
Expliquer les avantages d’une bonne gestion des archives
Il est légitime pour un collaborateur de se demander pourquoi la gestion régulière des archives et leur conservation sont nécessaires au fonctionnement de son service. Les raisons sont multiples : prouver sa légitimité lors du lancement de ses opérations commerciales, financières et comptables. Retrouver plus facilement les documents, en cas de litige et de contrôle, à la demande d’une institution, d’un client ou d’un collaborateur. Prouver son existence et assurer son histoire dans le temps.
Idées :
- Communiquer régulièrement via l’Intranet de l’établissement
- Rédiger une newsletter interne sur les avancées du projet
Programmer des réunions de sensibilisation avec l’appui des directions
Organiser un plan de formation et adapter cette formation selon le service et les collaborateurs concernés. Qu’est-ce qu’une archive ? Les intérêts d’une bonne gestion et conservation des documents, etc.
Idées :
- Répartir la formation par service et adapter la formation aux typologies documentaires envoyées ou reçues par le service.
- Utiliser un vocabulaire archivistique commun avec les collaborateurs, grâce à la diffusion d’un lexique.
Savoir où entreposer les archives d’un établissement, dans les meilleures conditions, reste essentiel pour une bonne conservation et gestion des archives. Il convient de privilégier un lieu fermé sans que la lumière naturelle puisse être exposée aux documents. Une aération continue du local est essentielle pour ne pas créer un microclimat dans le local.
Si vous en avez la possibilité, il convient de choisir avec soin le mobilier de stockage présent dans le local. Le mobilier le plus souvent utilisé par les services d’archives et le plus adapté reste le rayonnage. Le rayonnage est un meuble de rangement ouvert et adapté au stockage des boîtes d’archives. Ce rayonnage est réparti par : épi (ensemble de travées), travée (ensemble de tablettes) et tablette, selon le vocabulaire archivistique.
Il est important d’établir une numérotation des locaux et des rayonnages par local pour donner une topographie précise du lieu de conservation des boîtes d’archives.
Si des archives sont déjà stockées dans un local, il faudra les traiter en priorité et les enregistrer dans un tableau de récolement (il s’agit des arriérés). Le récolement est le recensement des archives dans l’ordre physique où elles se trouvent, sans les changer de place dans l’espace de stockage prévu à cet effet.
Mettre en place un tableau de récolement permet à l’archiviste de traiter les arriérés dans les espaces de conservation où sont conservées les archives. L’objectif est d’inscrire la localisation précise de chaque boîte ou dossier d’archives, décrire le contenu et les informations liées à chaque boîte et contrôler leur durée d’utilité administrative. Ce tableau peut être réalisé sous le format Word ou Excel.
Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’optimiser les espaces de conservation. Lors de la recherche d’une localisation, le logiciel va proposer le meilleur emplacement, en se référant au métrage linéaire des unités du versement et du nombre d’unités à archiver. Ce type de logiciel permet également de combler progressivement les trous dans les espaces de stockage, quand les archives sont éliminées physiquement. Le récolement est, ainsi, mis à jour automatiquement grâce au logiciel d’archivage.
Pour visionner le replay du webinaire « La conservation des archives : gérer et optimiser les espaces de conservation des archives d’une organisation » : cliquez ici
La collaboration avec le producteur
La communication des archives est la mise à disposition et la diffusion des documents archivés. Des délais de communicabilité sont à respecter pour les archives du secteur public (délais de communicabilité prévus par le Code du patrimoine – articles L211-1 et L213-2). La loi ne fixe pas de délais de communicabilité pour les archives d’établissements privés : tout document conservé sera un jour destiné à être communiqué.
Lors de la collecte des archives, un accord de service peut être appliqué, entre le service producteur et l’archiviste. Il est conseillé d’établir plusieurs règles de communicabilité, avant la diffusion des archives :
- Identifier le producteur des archives et le service responsable de la conservation des archives,
- Indiquer les modalités d’entrée des archives, ainsi que le mode de tri et de classement,
- Définir des délais de communicabilité pour chaque type d’archives,
- Préciser si une demande d’autorisation du service producteur est nécessaire pour accéder aux archives.
Être conforme au RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation entrée en application le 25 mai 2018. Ce texte réglementaire européen vise à respecter les données personnelles d’un individu.
Il est nécessaire de catégoriser et sécuriser les données personnelles d’un collaborateur : son nom, prénom, date de naissance, rôle et missions dans l’établissement. Ces informations sont indispensables pour déterminer si les archives sont communicables à l’ensemble des collaborateurs ou uniquement à certains membres de la structure.
Il n’est pas nécessaire d’aller trop loin dans la description des informations liées à un individu. L’archiviste doit intégrer en priorité les informations qui pourront lui servir lors du traitement et de la communication des archives.
La communication des archives doit être réalisée avec l’entière collaboration des services producteurs ou membre de l’établissement concerné. Cette collaboration permet d’indiquer si la communication d’une archive doit être effective avec une habilitation ou à partir d’une date de communicabilité précise.
Le « fantôme », outil indispensable pour la consultation
Rédiger un « fantôme » est indispensable pour la traçabilité d’une archive en cours de consultation. Il s’agit d’un formulaire complété par l’archiviste lors d’une demande de consultation d’un document. Cette fiche va remplacer le document ou le dossier sur le rayonnage ou à l’intérieur de la boîte d’archives pendant sa consultation.
Ce qui convient d’indiquer dans le « fantôme » :
- La référence de la boîte ou du dossier consulté,
- Le collaborateur souhaitant consulter l’archives,
- La date de demande de consultation ou de sortie de l’archives,
- La date de retour de l’archive consultée,
- Le visa signé du service des archives et la signature de la personne souhaitant consulter le document ou dossier.
Pour en savoir plus : consulter l’article – Contrôler la communication des archives d’une organisation
1re étape – Comprendre le cadre législatif et l’intérêt d’une archive
- Définir une archive à partir des textes législatifs
Selon Le Code du Patrimoine (article L211-1), les archives sont : « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »
- Mieux comprendre l’intérêt de gérer et conserver les archives d’un établissement.
2ème étape – Définir les étapes de mise en place d’une politique d’archivage
- Faire un état des lieux des archives existantes et analyser le contexte de production auprès des services ;
- Rédiger des outils de classement avec les membres du service producteur ;
- Organiser des espaces de stockage pour les archives physiques ou faire un récolement des archives déjà conservées ;
- Nommer un ou plusieurs référents archives pour chaque service ;
- Former les collaborateurs aux nouvelles pratiques d’archivage ;
- Définir les règles de communicabilité des archives, avec l’appui des services.
3ème étape – Sensibiliser les collaborateurs aux avantages d’une bonne gestion des archives
Il est recommandé d’expliquer les avantages d’une politique d’archivage aux collaborateurs de votre établissement. Vous pouvez également organiser des réunions de sensibilisation et faire participer les collaborateurs aux axes de la nouvelle politique d’archivage.
Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’organiser et gérer les archives papiers et électroniques d’une structure. Ce type de logiciel offre des solutions face à l’augmentation croissante de la production documentaire. Cet outil répond aux besoins liés à la gestion des archives électroniques, en télétravail comme au bureau. Il a pour objectif de gérer et contrôler la collecte, le classement, le stockage et la communication des archives.
Pour en savoir + : Télécharger le livre blanc : Mise en place d’une politique d’archivage en entreprise.
A propos d'ELP
Nous vous conseillons de compléter le formulaire de contact. Un conseiller vous contactera dans les plus brefs délais pour discuter de votre projet. Vous pouvez également discuter de votre projet avec l’un de nos conseillers, par téléphone au : + 33 (0)1 82 28 38 72.
Pour accéder au formulaire de contact : cliquez ici.
Vous pouvez également envoyer votre cahier des charges, par mail : info@elp.fr. Le cahier des charges permettra à l’équipe projet d’ELP d’envoyer les modalités d’acquisition et une proposition d’évaluation budgétaire précise, en accord avec les besoins de l’établissement.
Une première rencontre peut être organisée, dans les locaux de votre établissement, ou en visioconférence, pour une démonstration personnalisée du logiciel ou du module sélectionné.
Un deuxième rendez-vous est ensuite fixé pour organiser l’acquisition et l’installation du logiciel ou du module dans l’établissement.
Etapes de mise en œuvre :
- Etude technique : cette étude permet de constituer un dossier technique du logiciel, en fonction des moyens techniques de l’établissement et des moyens recommandés pour le logiciel / module.
- Etude fonctionnelle et analyse de l’existant : une analyse des besoins et de l’existant est réalisée avec l’équipe en charge du projet. Cette étude permet de constituer des spécifications fonctionnelles détaillées.
- Paramétrage et développements spécifiques : l’ensemble des spécifications validées dans l’étude technique et l’étude fonctionnelle sont intégrées dans le paramétrage du logiciel.
- Installation ou accès à distance au logiciel ou module
L’ensemble des dossiers d’informations relatifs aux logiciels et modules, développés par ELP, sont disponibles dans le menu « Ressources », puis dans le sous-menu « Documentation ».
Pour accéder à cette page : cliquez-ici
Il est également possible d’accéder à la documentation d’une solution. L’ensemble des pages dédiées aux solutions disposent d’une documentation précise en bas de page.
Par exemple, pour accéder à la plaquette d’information d’Hyperdhoc Archive, il suffit d’accéder à la page de la solution et de cliquer sur le bouton « Plaquette d’information Hyperdhoc Archive », situé en bas de page.
Pour demander une démonstration personnalisée de l’un des logiciels ou modules : cliquez ici
Nous vous conseillons de définir les besoins de votre établissement et d’envoyer votre cahier des charges, par mail : info@elp.fr ou de discuter avec l’un de nos conseillers de votre projet, par téléphone au : + 33 (0)1 82 28 38 72
Le cahier des charges permettra à l’équipe projet d’ELP d’envoyer les modalités d’acquisition et une proposition d’évaluation budgétaire précise, en accord avec les besoins de l’établissement.
Une première rencontre est ensuite organisée, dans vos locaux ou en visioconférence, pour une démonstration personnalisée du logiciel ou module.
Vous avez une autre question ?
Pour nous poser vos questions ou obtenir des informations supplémentaires : cliquer ici