[REPLAY WEBINAR] Gérer les demandes de communication et contrôler les droits de consultation

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[REPLAY WEBINAR] Gérer les demandes de communication et contrôler les droits de consultation

Ce webinaire a pour objectif de vous présenter les fonctionnalités spécifiques du logiciel Hyperdhoc Archive pour contrôler la communication des archives, ainsi que gérer les droits de consultation des membres d’une organisation.

Intégrer des délais de communicabilité au tableau de gestion

Le logiciel Hyperdhoc Archive met à la disposition de l’archiviste un tableau de gestion générique. Ce tableau de gestion présente ainsi les préconisations de tri et de conservation des Archives de France.

L’archiviste a également à sa disposition les tableaux de gestion spécifiques de chaque service producteur.

L’ensemble des rubriques et sous-rubriques d’un tableau de gestion s’affichent, sous la forme d’une structure arborescente. Le dernier niveau de chaque rubrique du tableau de gestion, indique :

  • Le libellé de la rubrique de classement ;
  • Le sort final ;
  • La durée d’utilité administrative ;
  • Un délai de communicabilité selon la typologie du document.

L’archiviste a la possibilité d’ajouter, supprimer et modifier un ou plusieurs éléments du tableau de gestion.

Effectuer une recherche ciblée et une recherche sur l'ensemble de la base

L’archiviste a la possibilité d’effectuer différentes recherches : une recherche simple, une recherche guidée par unité d’archivage et unité documentaire, par cadre de classement, par date, ainsi que par instrument de recherche.

La recherche simple est disponible, sous la forme d’une barre de recherche. Ce type de recherche permet de trouver des unités d’archivage sur l’ensemble de la base de données, à partir d’un mot ou d’une expression, par exemple.

La recherche multicritère est divisée en deux types de recherche : par unité d’archivage et par unité documentaire. Un formulaire de recherche est ainsi disponible pour affiner les résultats pour chaque type de recherche.

La recherche par cadre de classement et par instrument de recherche permet de rechercher les archives depuis une rubrique d’un cadre de classement historique ou contemporain. L’archiviste peut également effectuer une recherche sur l’ensemble des instruments de recherche référencés dans le logiciel.

Vous pouvez également effectuer une recherche par dates extrêmes, à l’aide d’un curseur, selon un intervalle entre les deux années choisies.

Après l’exécution d’une recherche, le portail affiche une liste des résultats de recherche sous la forme d’un tableau récapitulatif, avec :

  • Le numéro d’archivage ;
  • La description de l’unité d’archivage ;
  • Les dates extrêmes ;
  • L’établissement et le service versant ;
  • Une rubrique de classement ;
  • La localisation de l’unité, dans les espaces de stockage.

Des résultats de recherche à l’envoi d’une demande de communication des archives

Premièrement, l’archiviste sélectionne une ou plusieurs unités d’archivage ou unités documentaires, depuis la liste des résultats de recherche, à la demande du collaborateur.

Le logiciel transfert ensuite les unités demandées depuis un panier virtuel. Il existe deux paniers. Un panier pour les demandes de communication des unités d’archivage et un panier pour les unités documentaires.

L’archiviste sélectionne ensuite le type de demande de communication : une demande d’emprunt, une demande de consultation, une demande de restitution, une demande de numérisation de documents, …

Il doit alors sélectionner le nom du demandeur, l’établissement, ainsi que le service auquel il est rattaché. Enfin, l’archiviste sélectionne la date d’emprunt ou de consultation souhaitée par le collaborateur.

De la réception des demandes de communication des archives jusqu'à leur retour.

Lorsqu’un collaborateur envoie une demande de communication (consultation, prêt, numérisation de documents), l’archiviste a la possibilité d’accepter, refuser ou refuser partiellement la demande.

Cependant, si l’archiviste ne souhaite pas qu’une ou plusieurs unités demandées soient communiquées, il peut justifier ce refus au demandeur.

La gestion des emprunts / consultations est organisée en trois statuts, si la demande a été acceptée : “Mise à disposition”, “En cours” et “Soldé”.

Les emprunts / consultations mis à disposition sont les demandes de communication validées par l’archiviste. Les demandes sous le statut “En cours” sont les unités actuellement empruntées / consultées par le collaborateur. Les emprunts / consultations sous le statut “Soldé” comportent les archives retournées par le collaborateur au service des archives.

L’archiviste peut réaliser différentes actions pour gérer les demandes d’emprunt. Il a la possibilité d’imprimer un « Fantôme », pour remplacer physiquement le document emprunté dans les espaces de stockage, par exemple. L’archiviste peut également imprimer un bordereau de fiche de prêt, à faire signer par le demandeur.

L’archiviste peut gérer la prolongation d’un prêt, à la demande du collaborateur. Il peut également relancer le demandeur, si la date de retour prévue est dépassée.

Contrôler les droits de consultation des collaborateurs d'une organisation.

Une structure arborescente des services et collaborateurs est à la disposition de l’archiviste ou de l’administrateur.

Le logiciel associe une fiche d’information à chaque collaborateur. Cette fiche d’information affiche un récapitulatif du profil du collaborateur, le service auquel il est rattaché, ainsi qu’une adresse électronique pour le contacter. L’administrateur / archiviste peut également consulter les demandes de communication envoyées par ce collaborateur.

Enfin, l’administrateur / archiviste a la possibilité d’attribuer des droits de consultations supplémentaires ou en retirer.

Au programme du Webinaire

  • Tableaux de gestion et délais de communicabilité
  • Faire une recherche
  • Des résultats de recherche à l’envoi de la demande de communication
  • Gérer et contrôler des demandes de communication : de la réception des demandes jusqu’au retour des archives
  • Contrôler les droits de consultation des collaborateurs de l’organisation

Ce Webinaire est présenté par : Lisa Tetier, consultante archiviste et chargée de communication chez ELP

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

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