Hyperdhoc Foundation, un logiciel documentaire collaboratif qui propose toutes les fonctions requises pour une gestion simplifiée d’un fonds documentaire.
Hyperdhoc Foundation intègre des fonctionnalités pour gérer et sécuriser un fonds documentaire. Son ergonomie et sa convivialité sont parfaitement adaptées aux besoins des utilisateurs.
Le logiciel fait partie de la gamme de solutions de gestion documentaire développée par ELP.
Une gestion simplifiée
Une indexation optimisée
- Des fonctions de gestion des documents électroniques et médias numériques;
- Nombreux automatismes de saisie pour faciliter et optimiser la gestion quotidienne des données;
- Notice subdivisée en champs, présentation avec des onglets;
- Gestion des plans de classement et des thésaurus;
- Champs obligatoires selon le type de document et valeurs par défaut;
- Contrôle des doublons;
- Contrôle des suppressions;
- Des fonctions de workflows permettant de modéliser, répartir et valider le traitement des documents et l’indexation.
- Gestion des contrôles définis au niveau de chaque champ assurant une parfaite maîtrise de l’intégrité de la base ;
- Importation automatique et en temps réel de termes grâce aux index et thésaurus ;
- Gestion d’un thésaurus par relations de hiérarchie, synonymie, association, note d’application ;
- Thésaurus et index accessibles à tout moment grâce à un raccourci permettant rapidité de saisie et homogénéité d’indexation ;
- Élargissement de la recherche d’un mot-clé à ses génériques, spécifiques et termes associés via l’autopostage ;
- Gestion automatique des synonymes lors des recherches.
Une recherche puissante
Un relais entre les informations
- Moteur de recherche SharePoint assurant rapidité et performance des interrogations ;
- Recherche par mot-clé, liste d’autorité, thésaurus, date, chiffre, texte intégral ;
- Opérateurs booléens et de comparaison pour des requêtes fines et structurées ;
- Recherche multi-fichiers : elle s’effectue sur toutes les rubriques du fichier en cours ou s’étend aux rubriques d’une bibliothèque ;
- Élaboration de profils à partir de recherches enregistrées ;
- Tableaux de résultats entièrement paramétrables pour une exploitation optimisée des données à l’aide d’outils bureautique ;
- Fonction “filtre” permettant d’imprimer, de copier vers le presse-papiers des données ou d’exporter des notices en lots vers la plupart des logiciels bureautiques.
- Association pour chaque notice d’un ou plusieurs documents de formats électroniques variés (image, bureautique, PDF, email…) ;
- Affichage en un clic des documents annexés grâce à la fonction GED intégrant les technologies Acrobat ;
- Gestion de dossiers documentaires : notice, photo de couverture, sommaire numérisé, revue de presse, lien vers les sites web ;
- Possibilité d’instaurer une véritable plate-forme de travail collaboratif ;
- Intégration de fonctions de check out (extraction) et check in (archivage) pour gérer les différentes versions des documents ;
- Indexation et recherche avancée sur trois niveaux : contenus, propriétés, catégories associés aux documents ;
- Diffusion via un portail web personnalisable.
Le + d'Hyperdhoc Foundation
Des services adaptés aux différents types d’accès (intranet, extranet, internet, mobile) et selon le type d’utilisateur grâce à une interface web intégré.
Un véritable portail documentaire au sein duquel les utilisateurs bénéficient d’un espace personnalisé dans lequel ils peuvent organiser et classer les informations et les documents utiles à leur mission.