La solution pour gérer les archives hybrides

La solution intègre tous les outils nécessaires à la collecte, au traitement, à la communication et à l’archivage des documents. De plus, elle s’adapte aux besoins des structures de toute taille, publiques (administration, collectivité, groupement de collectivités). Le logiciel s'adapte également aux établissements privés (association, TPE, PME, grande entreprise).Le logiciel fait partie de la gamme de solutions de gestion documentaire développée par ELP.

Les Fonctionnalités

Indexer et classer les archives

La gestion des archives physiques et électroniques est prise en charge par le logiciel. La saisie des informations liées au bordereau de versement est conforme à la norme ISAD(G).Le classement des archives s’opère à partir de la sélection d’une rubrique du tableau de gestion. Les informations sur le sort final, la durée de conservation et le délai de communicabilité sont automatiquement associés à chaque boîte, dossier et document d’archives.Des informations complémentaires peuvent être associées à chaque bordereau de versement.L’archiviste peut importer des versements sous le format Excel. Les données sont également exportables sous le format Pdf, Word, Excel et XML.

Assurer la conservation des archives

Hyperdhoc Archive permet aux archivistes de consulter et gérer plusieurs sites et magasins de stockage.Les espaces disponibles et occupés sont consultables dans chacun de ces espaces de stockage, sous la forme d’un graphique. L’archiviste peut consulter l’ensemble des archives stockées dans ces magasins.Il est également possible de déplacer une ou plusieurs boîtes d’archives dans un autre espace de conservation. Ce mouvement est tracé et met à jour automatiquement le récolement disponible dans l’application.
  • Gestion multi-sites et multi-magasins avec optimisation de(s) espace(s) de stockage ;
  • Espaces de stockage organisés en site, magasin, épi, travée et tablette, avec un niveau de précision déterminé par l’utilisateur.
  • Un code barre par versement et par boîte / dossier d’archives est mis à la disposition de l’archiviste pour situer la topographie de l’archive et son code d’identification.

Optimiser les échanges entre les services

Le logiciel Hyperdhoc Archive propose une interface dédiée aux services-versants. Cet interface permet aux services d'un établissement de verser leurs archives, sous le contrôle de l'archiviste. Les formulaires de recherche sont adaptés en fonction des droits de l'utilisateur connecté. Les services peuvent également envoyer et suivre les demandes de communication transférées à l'archiviste.

Gérer les correspondants

Contrôler la destruction des documents

Si vous disposez ou mettez en place un réseau de correspondants, le référent peut verser pour le compte d’un autre utilisateur. 

Le référent archives complète en toute autonomie les bordereaux de versement. Le bordereau est ensuite transféré au service des archives.

L’archiviste peut accepter ou refuser en ligne la proposition de versement envoyée.

Au terme de leur durée de conservation, les archives à détruire sont traitées sous la forme d’une campagne de proposition de destruction.

Un bordereau de destruction est généré automatiquement. Ce bordereau peut être envoyé sous le format papier et électronique, au service producteur et/ou au service de contrôle.

Après la validation du bordereau et la clôture de la campagne, un bordereau de destruction physique des archives peut être imprimable et téléchargeable.

Recherche simple et guidée

Les formulaires de recherche permettent d’aider l’archiviste pour retrouver les archives physiques et électroniques. La recherche peut être effectuée à partir d’un mot-clé, du nom d’un service producteur et du contenu d’un document.

  • Recherche libre, sous la forme d’une barre de recherche, de type “Google” ;
  • Formulaires de recherche adaptés selon le profil d’utilisateur connecté (lecteur, service-versant, archiviste)
  • Accès et visualisation des documents électroniques et numérisés à partir d’un lien
  • Les résultats de recherche sont exportables sous le format Excel, Pdf, Xml et Word.
  • Formulaire de recherche et résultats de recherche paramétrables en fonction des besoins des utilisateurs

Communication et droits d'accès

La gestion des emprunts et des consultations en salle sont accessibles aux agents habilités. Les demandes de prêt et de communication sont gérées en ligne, de la réception de la demande, jusqu’au retour des documents au service des archives.

La communication des documents est contrôlée et conforme au règlement général sur la protection des données.

Un courriel est automatiquement envoyé à l’utilisateur pour suivre les demandes de communication transférées à l’archiviste.

L’historique de prêt de chaque boîte et dossier d’archives est consultable. Il est également possible de savoir qui a emprunté ou consulté un document.

Un “fantôme” et un bordereau de prêt sont à la disposition de l’archiviste lors du processus de prêt.

Sécurité et traçabilité

Avec une traçabilité des mouvements, le logiciel assure un suivi complet des opérations de versement, d'indexation, d'élimination des archives, des mouvements de stock et des demandes de communication.L'archiviste peut consulter à tout moment les modifications, ajouts et suppressions d'une boîte ou d'un dossier d'archives.

Gestion des profils utilisateur

Différents profils d’utilisateurs, sont proposés : l’administrateur, l’archiviste, le correspondant-archives, le lecteur. Ces rôles permettent d’harmoniser, d’assurer la confidentialité et de s’adapter aux missions de chaque utilisateur.L’administration des droits est possible à partir du profil de l’administrateur. l’administrateur peut gérer le(s) établissement(s), ses services, ainsi que chaque profil utilisateur enregistré.

Administrateur technique (informaticien ou archiviste)

  • Administration et accès à l’ensemble des fonctionnalités du logiciel ;
  • Gestion des droits d’accès des utilisateurs ;
  • Modification et suppression contrôlées des données stockées ;
  • Sélection des fonctionnalités disponibles ;
  • Personnalisation de la page d’accueil des portails du logiciel.

Administrateur fonctionnel (administrateur ou archiviste)

  • Rédaction de bordereaux de versement ;
  • Publication de boîtes d’archives, de documents et de versements ;
  • Recherche et consultation des boîtes d’archives, des documents et des versements ;
  • Gestion des demandes de communication auprès des utilisateurs : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Gestionnaire métier (responsable de direction/service)

  • Gestion des utilisateurs de la direction ou du service ;
  • Gestion des droits d’accès des utilisateurs associés ;
  • Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service / direction ;
  • Demandes de communication : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Déposant des archives (correspondant-archives / service-versant) 

  • Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service / direction ;
  • Rédaction de bordereaux de versement pour validation par le service des archives ; 
  • Demande de restitution des archives de son propre service au service d’archives ; 
  • Dépôt d’un versement soumis à validation par l’Administrateur. 

Utilisateurs

  • Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service/direction ;
  • Demandes de communication : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Spécifications techniques

  • Disponible en mode SaaS (hébergement sur le territoire européen) ou en mode licence (windows server)
  • Solution Full web
  • Connectable à un portail intranet et extranet
  • Connexion à l’annuaire de l’entreprise (LDAP et Active Directory)
  • Compatibilité avec Edge, Firefox, Chrome
  • Solution entièrement développée et réalisée en France.

 


 
  • Paramétrage du logiciel en fonction des besoins du service des archives.
  • Introduction des tableaux de gestion spécifiques à la collectivité.

Hyperdhoc Archive standard

Hyperdhoc Archive - option documents électroniques

Versement

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