Logigramme : la gestion de la collecte des archives

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Logigramme : la gestion de la collecte des archives

Depuis quelques années, la production croissante de documents papiers est étroitement liée à la production de données électroniques (documents bureautiques, e-mail, fichiers multimédias, etc.). Cette coexistence entre le papier et le numérique, oblige les archivistes et les membres des services-versants à s’adapter à cette transition numérique, lors de la collecte des documents administratifs dans les bureaux.

Cette collaboration étroite entre les archivistes et les services-versants intervient bien avant la collecte des archives avec la rédaction d’un tableau de gestion spécifique au service-versant. Le tableau de gestion permet aux membres d’un service de mieux organiser et trier les documents n’ayant plus d’utilité pour le bon fonctionnement du service. L’archiviste, de son côté, va pouvoir contrôler cette proposition de versement avant la collecte des archives. Il pourra ainsi déterminer si le bordereau de versement a été correctement rempli par le service en s’appuyant sur le tableau de gestion.

Pour renforcer cette collaboration et ne pas multiplier les demandes de collecte auprès de l’archiviste, le ou la responsable du service-versant peut nommer un·e correspondant·e-archives qui assurera régulièrement la collecte des archives auprès des membres de son service, ainsi que la rédaction et l’envoi des bordereaux de versement au service des archives.

Dans ce logigramme, vous trouverez toutes les actions à mener et les décisions à prendre concernant la collecte des archives, ainsi que la collaboration entre le service-versant et le service des archives d’un organisme lors de la collecte.

Pour en savoir plus sur le tri et la gestion des archives, visionnez le replay de notre webinaire : « Traiter et gérer les archives d’une structure ». 

Pour plus d’informations sur notre logiciel de gestion des archives, Hyperdhoc Archive

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