Depuis quelques années, la production croissante de documents papiers est étroitement liée à la production de données électroniques (documents bureautiques, e-mail, fichiers multimédias, etc.). La coexistence entre le papier et le numérique, oblige alors les archivistes et les services à s’adapter à cette transition numérique. Ils doivent notamment s’adapter, lors de la collecte des documents, ainsi que leur gestion dans le temps.
La collaboration étroite entre les archivistes et les services-versants intervient bien avant la collecte des archives. Elle intervient, en premier lieu, avec la rédaction d’un tableau de gestion lié au service. Le tableau de gestion permet aux collaborateurs de mieux organiser et trier les documents n’ayant plus d’utilité courante. L’archiviste, de son côté, va pouvoir contrôler la collecte des archives. Il pourra ainsi valider le bordereau de versement en s’appuyant sur le tableau de gestion.
Pour renforcer cette collaboration et ne pas multiplier les demandes de collecte auprès de l’archiviste, le ou la responsable du service-versant peut nommer un·e correspondant·e-archives. Le correspondant pourra assurer régulièrement la collecte des archives auprès des membres de son service. Il sera également en charge de la rédaction et l’envoi des bordereaux de versement au service des archives.
Dans ce logigramme, vous trouverez toutes les actions à mener concernant la collecte des archives. Ce schéma valorise également la collaboration entre un service-versant et le service des archives, lors de la collecte.
Pour en savoir plus sur le tri et la gestion des archives, visionnez le replay de notre webinaire : « Traiter et gérer les archives d’une structure ».
Pour plus d’informations sur notre logiciel de gestion des archives, Hyperdhoc Archive