[Replay webinaire] Gérer la collecte, le traitement, l’indexation et la communication des documents électroniques

Découvrez dans le replay de ce webinaire les fonctionnalités clés pour simplifier la collecte, le traitement, l’indexation et la communication des documents électroniques, avec Hyperdhoc Archive.

Gérer la collecte, le traitement, l’indexation et la communication des documents électroniques avec Hyperdhoc Archive

Importer les documents électroniques dans un versement

Deux approches sont proposées aux correspondants-archives pour intégrer des documents électroniques à leurs versements. La première consiste à les stocker dans une boîte virtuelle distincte des archives du versement. La seconde méthode permet d’associer un document à une unité documentaire spécifique dans la boîte d’archives. L’archiviste à la possibilité de consulter, imprimer et télécharger les documents. Le logiciel Hyperdhoc Archive convertit automatiquement les formats bureautiques en PDF/A pour assurer leur pérennité. Il fournit également des métadonnées pour l’identification, la recherche et la sécurisation des documents. Enfin, cette fonctionnalité garantit l’accès aux documents originaux et à leur copie.

Gérer les métadonnées des documents

Après l’importation, l’archiviste peut ajouter des métadonnées supplémentaires pour contextualiser la production ou la réception des documents. Il peut notamment préciser le nom de l’auteur, une date spécifique, voire une période pour les dossiers contenant plusieurs documents à différentes dates. Il peut également modifier le classement en fonction du contenu. Cette modification ajuste automatiquement la durée de conservation et le sort final des documents. De plus, des informations supplémentaires peuvent être associées en fonction de la nature sélectionnée. La nature est associée à des champs personnalisés pour caractériser le versement et les documents électroniques.

Réaliser une recherche et gérer les demandes de numérisation

Les utilisateurs peuvent rechercher des documents électroniques par mot-clé dans la base de données ou dans le contenu des documents. Les critères de recherche comprennent l’établissement, le service producteur, une rubrique de classement, la date, le titre, l’auteur ou même l’extension de fichier. Les résultats de recherche permettent la consultation ou le téléchargement des documents, ainsi que l’exportation au format CSV, Excel ou PDF. Les demandes de numérisation peuvent également être envoyées au service des archives, si les documents ne sont pas disponibles en format numérique. Les droits de consultation sont configurables par l’archiviste pour assurer la confidentialité des données.

Garantir la conformité et la protection des données

Hyperdhoc Archive assure la conformité et la protection des données grâce à son module de supervision. Le module lance des tâches de contrôle d’intégrité et d’exhaustivité. Les rapports sont automatiquement générés selon une programmation périodique définie par l’administrateur. Le contrôle d’exhaustivité vérifie si des documents électroniques enregistrés n’ont pas été détruits accidentellement. Le contrôle d’intégrité assure l’intégrité des documents en effectuant des échantillonnages. En cas d’anomalie, les documents concernés sont signalés comme invalides, permettant à l’administrateur d’effectuer les réparations nécessaires.

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