Hyperdhoc archive annonce la disponibilité d’une fonctionnalité « coffre-fort »

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Hyperdhoc archive annonce la disponibilité d’une fonctionnalité « coffre-fort »

La fonctionnalité de coffre-fort, d’Hyperdhoc Archive, assure une conservation pérenne des documents électroniques et de leurs métadonnées. Cette conservation a pour objectif de garantir l’intégrité des documents dans le temps, en conformité avec les normes en vigueur.

Les fonctionnalités du coffre-fort numérique

Déposer les objets numériques

Consulter les documents

Lors du dépôt des documents, le coffre-fort vérifie des droits du déposant et l’intégrité du document. Le système engendre, ensuite, une empreinte numérique, non modifiable.

Il est à noter que le stockage des documents peut être opéré dans le système d’information de l’établissement ou sur le cloud. Ce stockage est hébergé en France. 

Le système vérifie la conformité du document électronique avant sa consultation.

Il est également possible de consulter les métadonnées techniques, notamment : l’identifiant du document, l’identifiant de l’auteur du dépôt, la date et heure de dépôt, la taille du document, …

Journaliser les événements

Contrôler et sécuriser les données

Les documents électroniques transférés disposent d’une empreinte définitive. Ils font, ainsi, l’objet d’un stockage réglementaire en France et d’une entrée dans le journal des mouvements. 

Les journaux de traçabilité des dépôts et des consultations sont fixés sur une base périodique. Cependant, ces documents ne peuvent pas être modifiés ultérieurement après leur dépôt.

Le module « coffre-fort » assure un stockage sécurisé des documents et leur intégrité dans le temps.

Une redondance sur plusieurs sites est disponible, en fonction du niveau de sécurité souhaité. 

Un profil d’archivage permet de paramétrer les politiques suivantes : 

  • Autorisation de dépôt dans le coffre-fort 
  • Autorisation de lecture d’une copie intègre du document conservé
  • Impossibilité de toute suppression après dépôt 

Conformité avec les normes en vigueur

Le module “coffre-fort” est en conformité avec la norme « ISO 14641 ». Cette norme est relative aux mesures techniques et organisationnelles à mettre en œuvre pour l’enregistrement, le stockage et la restitution de documents électroniques. Ces mesures permettent ainsi d’assurer la conservation et l’intégrité des documents. 

Le coffre-fort est également en conformité avec la norme “Z42-020”. Cette norme définit les spécifications fonctionnelles du coffre-fort numérique. Les fonctions minimales que doit posséder le coffre-fort sont, notamment : déposer / détruire / lire / lire métadonnées techniques / contrôler / lire journal / lister / restituer / vider / contrôler le coffre-fort numérique. 

Avantages de la solution Hyperdhoc Archive "Coffre-fort"

Le stockage de tout type de documents et des métadonnées associées :

  • Documents natifs : bureautiques, image, enregistrement sonore, multimédia.
  • Documents issus d’un processus de numérisation.

Le coffre-fort est en conformité à la norme ISO 14641 – SO/IEC 27001, 27017, 27018 et 27701 et la norme Z42-020.

Le coût d’un stockage définitif sur le Cloud « glacier » est très compétitif (inférieur à 0.5€ par Go par an).

Les options de redondance garantissent la sécurité des documents.

Contrôle d’accès IAM (Identity and Access Management).

Inventaire en temps réel des documents stockés. 

Garantie de réversibilité (SFTP, Powershell).