Comment valoriser un fonds d’articles et diffuser un panorama de presse ?

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Comment valoriser un fonds d’articles et diffuser un panorama de presse ?

Découvrez dans ces webinaires :

  • Comment créer et diffuser un panorama de presse ?
  • Comment valoriser un fonds d’articles ?

Nous répondrons à ces questions, lors de ces deux webinaires, en nous appuyant sur le logiciel Hyperdhoc Revue de Presse. 

Hyperdhoc Revue de Presse est un logiciel qui permet de générer un panorama de presse pour une diffusion interne ou externe. La solution intègre toutes les fonctionnalités requises pour collecter et stocker des articles à partir de sources papiers ou électroniques. 

Comment créer et diffuser un panorama de presse ?

Collecter et référencer les articles de presse

Pour collecter ou ajouter des articles, il est possible de glisser-déposer un document dans l’espace de stockage du logiciel. L’administrateur peut également alimenter automatiquement la base de données, grâce à un processus d’océrisation.

Une fois que le document est déposé, l’administrateur renseigne les métadonnées liées à l’article de presse. Des métadonnées sont automatiquement intégrées par défaut lors du transfert du document : son titre, une date, … D’autres rubriques sont disponibles pour renseigner les métadonnées du document : le résumé, la source, la date de parution, la thématique abordée, le thésaurus, … Une aide à la saisie est disponible pour renseigner certaines métadonnées et ne pas commettre d’erreur de référence.

L’article est lié à une rubrique de classement et permet d’être pré-classé. Ce pré-classement de l’article dans une certaine rubrique va permettre d’élaborer automatiquement le sommaire du futur panorama de presse.

Sélectionner les articles de presse à diffuser

L’administrateur peut sélectionner plusieurs articles, à partir d’un fonds. Ces articles sont ensuite ajoutés au panorama de presse. Le contenu du panorama de presse peut être consulté une fois que les articles ont été ajoutés.

L’administrateur peut travailler sur plusieurs panoramas de presse en même temps.

Assembler un panorama de presse et gérer son sommaire

Lors de l’assemblage d’un panorama de presse, une fonction de création automatique du sommaire est proposée. Le logiciel classe automatiquement les articles, dans le sommaire, à partir de la rubrique de classement rattachée à chaque document.

L’administrateur a la possibilité de générer un aperçu du panorama de presse et ajouter des articles au panorama.

L’administrateur peut également réordonner les articles de presse, à partir du sommaire du panorama, en modifiant la rubrique de classement des articles.

Plusieurs modèles de panoramas de presse sont disponibles. Ces modèles permettent de personnaliser un panorama selon la thématique abordée.

Diffuser le panorama de presse auprès des collaborateurs

La publication d’un panorama de presse peut se faire de plusieurs manières. Dans un premier cas, le panorama est publié, sous le format PDF, dans l’intranet de l’établissement et/ou sur la page d’accueil du logiciel. Ce PDF est alors disponible et accessible à l’ensemble des collaborateurs ou à un groupe de collaborateur spécifique.

Vous avez également la possibilité d’envoyer le lien vers le panorama de presse par mail.

Une fonction « E-mail » génère automatiquement le panorama de presse au format HTML. Il est possible de paramétrer les métadonnées à afficher dans le mail.

Au programme du webinaire :

  • Collecter et référencer les articles de presse ;
  • Sélectionner les articles de presse à diffuser ;
  • Assembler un panorama de presse et gérer son sommaire ;
  • Diffuser le panorama de presse auprès des collaborateurs.

Comment valoriser un fonds d'articles ?

Gérer et contrôler l'indexation des articles de presse

Chaque article de presse est lié à une notice descriptive. Les métadonnées de l’article sont regroupées au sein de la notice, dans un onglet, par défaut. Il est possible de créer d’autres onglets pour segmenter les métadonnées en différentes catégories.

Une aide à la saisie est disponible pour renseigner certaines métadonnées et ne pas commettre d’erreur de référence. Ce contrôle de la saisie permet par exemple à l’administrateur de sélectionner une rubrique dans le thésaurus, à travers un référentiel. Le principe est le même pour le choix des sources de l’article.

Il est possible dans le fonds d’articles, d’afficher ou masquer certaines informations liées à un article de presse. Ce paramétrage est réalisé en fonction des droits de consultation des groupes d’utilisateurs. L’administrateur peut également organiser d’autres types d’affichage du fonds d’articles, toujours selon les groupes d’utilisateurs.

Effectuer une recherche simple et étendue

Il est possible d’accéder aux articles de presse et les consulter à travers deux types de recherche. Une recherche simple et une recherche étendue, à partir d’un formulaire de recherche.

Le formulaire de recherche est paramétrable et reprend les métadonnées des articles de presse. On peut rechercher un article par rubrique, par auteur, … . On peut également effectuer une recherche plein texte, dans le contenu du document.

L’utilisateur peut filtrer les résultats de recherche, à travers des facettes, des rubriques de classement, une liste de sources, … . Les résultats de recherche peuvent être transférés dans un panier de sélection. Ce panier permet d’exporter, imprimer et envoyer, par courriel, les articles de presse demandés.

Les utilisateurs et administrateurs peuvent enregistrer des profils de recherche. Ces profils de recherche permettent d’enregistrer une recherche et de l’exécuter selon les besoins des utilisateurs.

La recherche simple permet de réaliser une recherche, de type Google, à travers différents documents. Cette recherche peut concerner les articles conservés dans plusieurs fonds et espaces de stockage.

Visualiser des articles via un plan de classement

Le logiciel Hyperdhoc Archive permet de visualiser et de gérer l’ensemble des plans de classement d’un établissement.

L’arborescence d’un plan de classement peut être déployée et afficher l’ensemble des rubriques de classement. Le logiciel affiche le nombre d’articles de presse liés à chaque rubrique de classement.

L’administrateur peut consulter les articles de presse via les rubriques du plan de classement.

Contrôler la diffusion sélective des articles auprès des collaborateurs

Les collaborateurs d’un établissement ont la possibilité de s’abonner ou se désabonner à différentes thématiques.

Lorsqu’il s’abonne, le collaborateur est ajouté à une liste de diffusion sélective. L’administrateur peut envoyer périodiquement la liste des articles, attachés à une thématique précise, à l’ensemble des collaborateurs.

Ces articles sont envoyés par courriel aux abonnés sous un format similaire à celui d’une revue de presse thématique.

Au programme du webinaire :

  • Gérer et contrôler l’indexation des articles de presse ;
  • Effectuer une recherche simple et étendue ;
  • ​Visualiser des articles via un plan de classement ;
  • Contrôler la diffusion sélective des articles auprès des collaborateurs.

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Revue de Presse : Cliquer ici

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