Comment collecter et sécuriser les archives ?

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Comment collecter et sécuriser les archives ?

Découvrez dans ces webinaires :

  • Comment faciliter la collecte des archives auprès des services producteurs ? 
  • Comment conserver et sécuriser les documents physiques et numériques d’un établissement ?

Nous répondrons à ces questions, lors de ces deux webinaires, en nous appuyant sur le logiciel Hyperdhoc Archive. 

Hyperdhoc Archive est une solution de gestion des archives physiques et des documents électroniques. Le logiciel permet de suivre et de contrôler l’ensemble du cycle de vie des documents. Il facilite l’accès à l’ensemble des archives de votre établissement.

Comment faciliter la collecte des archives auprès des services producteurs ?

Gérer et contrôler les droits des correspondants archives

Pour que la collecte des archives soit efficace, il convient de définir les responsables des versements de chacun des services. Autrement dit, de constituer et de gérer un réseau de correspondants archives. Le responsable du versement est l’intermédiaire entre son service et le service des archives. Il s’occupe de la gestion de la collecte des archives de son service. Il rédige également les bordereaux de versement pour son service ou d’autres services.

Créer un bordereau de versement

Le bordereau de versement est une liste des boîtes et dossiers d’archives à verser au service des archives ou un prestataire. Cette liste doit être rédigée boîte par boîte ou dossier par dossier, par le service versant. L’organisation des archives repose sur le tableau de gestion du service ou de l’établissement.

Lors de la rédaction d’un bordereau, il est important pour le correspondant de renseigner dans l’en-tête du versement :

  • Une description sommaire du versement ;
  • Le nom de l’établissement et du service producteur / versant ;
  • Le nom du responsable du versement (ou correspondant archives) ;
  • La date de versement auprès du service des archives.

Associer des archives physiques et électroniques au bordereau

Le référencement de chaque archive permettra à l’archiviste de prendre en charge plus facilement le versement. Les métadonnées descriptives, liées aux archives, permettront d’établir un premier classement du contenu du bordereau.

Concernant la collecte les documents électroniques, le correspondant peut renseigner la liste des documents à verser en même temps que les archives physiques. Il peut également rédiger un bordereau de versement et renseigner uniquement des documents électroniques.

Transférer le bordereau de versement au service des archives

Une fois que le bordereau de versement a été complété, le correspondant peut transférer le bordereau de versement au service des archives. L’archiviste a la possibilité de valider ou non le bordereau de versement, avant le transfert physique des documents.

Le + d'Hyperdhoc Archive

Avec Hyperdhoc Archive, l’archiviste peut lier un ou plusieurs tableaux de gestion à un service versant. Cette association permet de faciliter la prise en charge des versements et de contrôler le cycle de vie des archives. Le correspondant n’aura plus qu’à sélectionner une rubrique de classement du tableau de gestion lié, lors du référencement de chaque archive et document.

Lors de la rédaction du bordereau de versement, le nom du responsable du versement est automatiquement renseigné, selon l’utilisateur connecté au logiciel. La date de versement est également indiquée automatiquement, à la date du jour, par défaut.

Le responsable du versement peut adapter son bordereau avec des métadonnées spécifiques, rattachées à une nature. Ces métadonnées permettent d’adapter le versement selon le service et la nature des archives.

Vous pouvez téléverser, directement depuis votre poste de travail, des documents électroniques à archiver. Ces documents et les métadonnées rattachées seront directement liés au bordereau de versement.

Au programme du webinaire : 

  • Gérer et contrôler les droits du responsable d’un versement ;
  • Créer un bordereau de versement ;
  • Associer des archives physiques et électroniques au bordereau ;
  • Transférer le bordereau de versement au service des archives.

Comment assurer la conservation et sécurisation des documents physiques et numériques ?

Gérer l'intégrité des documents et la pérennité des formats

D’après la loi du 13 mai 2000, un document électronique est considéré comme preuve au même titre qu’un document physique. Il faut cependant que la personne dont il émane soit identifiée.  Le contexte de production ou de réception doit également être traçable. L’intégrité du document doit être garantie, ainsi que sa pérennité dans le temps.

Des métadonnées de gestion doivent être associées aux documents. Ces métadonnées permettront au service des archives de mieux connaître le cycle de vie du document.

Il est également nécessaire de contrôler l’intégrité d’un document électronique. Par exemple, grâce à son empreinte numérique, ou code de hachage. Le code de hachage est une séquence alphanumérique de taille réduite, il résulte d’une transformation, au moyen d’un cryptage, d’un ensemble de données. Ce code permet d’identifier l’ensemble des données de départ, mais sans y accéder.

L’archiviste doit faire particulièrement attention à la pérennité des formats dans le temps : les formats bureautiques (Excel, Word), les formats multimédias (son, image, vidéo), … Il est conseillé de conserver le document sous deux formats : un format source et un format pérenne.

Sélectionner la localisation des archives et suivre leur mise en stock

La deuxième partie du webinaire est consacrée à la conservation des archives physiques.

Le mobilier le plus souvent utilisé et adapté reste le rayonnage. Le rayonnage est un meuble de rangement ouvert et adapté au stockage des boîtes d’archives. Ce rayonnage est réparti par : épi (ensemble de travées), travée (ensemble de tablettes) et tablette selon le vocabulaire archivistique.

Vous devez être très précis dans la localisation de chaque archive. La localisation doit comprendre la référence de l’épi, la travée et la tablette au minimum.

Tracer les mouvements des archives, de leur collecte à leur communication

Pour assurer la traçabilité des archives, chaque mouvement ou modification apportée aux archives et aux documents doivent être journalisées : Qui a opéré ce mouvement ? Quelle est la nature du mouvement ? Quand la modification ou le mouvement ont eu lieu ?

Ces informations peuvent être demandées lors du contrôle des documents et leur suivi tout au long du processus de validation et de stockage.

Contrôler les droits d'accès et de consultation des archives

Pour que le contrôle de la communication des archives soit efficace, il faut tout d’abord établir la liste des services de l’établissement et des collaborateurs de chaque service. Vous pouvez vous aider de l’annuaire de votre établissement pour réaliser ce travail.

Vous devez ensuite déterminer avec les services producteurs les délais de communicabilité des archives.

Ces deux éléments vous permettront de mieux contrôler les droits de consultation des archives en fonction :

  • Du collaborateur : fait-il partie du service producteur des archives demandées en consultation ? Dans le cas contraire, a-t-il le droit de consulter librement ces archives ?
  • Des délais de communicabilité : ces archives sont-elles librement communicables ou faut-il attendre un certain délai pour pouvoir les consulter ?

Le + d'Hyperdhoc Archive

Les documents électroniques peuvent être liés à un certain nombre de métadonnées descriptives : une date précise de production ou de réception, une durée de conservation, un sort final, l’auteur du document, … Les versements enregistrés dans le logiciel sont liés à des métadonnées descriptives, de gestion et de transport. Ces métadonnées permettent de prouver l’authenticité du document et de définir son sort final au terme de sa durée de conservation.

Chaque document est conservé sous deux formats : un format source et un format pérenne. Le format PDF/A3A est le format pérenne privilégié pour les documents bureautiques : ppt., docx., odt., doc., … Les formats pérennes sont ensuite conservés dans un coffre-fort électronique (module optionnel).

Les mouvements des versements et archives sont automatiquement journalisés avec des informations associées à chaque mouvement. Le détail de chaque mouvement est également consultable. Ce détail permet d’afficher les données concernées par ce mouvement, avant et après une modification ou validation.

Des fonctions d’optimisation des espaces de stockage sont proposées à l’archiviste. Le logiciel propose le meilleur emplacement, en se référant au métrage linéaire des archives du versement et du nombre de boîtes à archiver. Avec cette fonctionnalité, le logiciel permet de combler progressivement les trous dans les espaces de stockage, quand les archives sont éliminées physiquement ou déplacées. Un code barre d’identification et un code de barre de localisation sont téléchargeables pour retrouver les archives dans les espaces de stockage.

Au programme du webinaire : 

  • Gérer l’intégrité des documents et la pérennité des formats ;
  • Sélectionner la localisation des archives et suivre leur mise en stock ;
  • Tracer les mouvements des archives, de leur collecte à leur communication ;
  • Contrôler les droits d’accès et de consultation des archives. 

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

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