[REPLAY WEBINAR] Gérer et contrôler la communication des documents

Ce webinaire présente les fonctionnalités du logiciel Hyperdhoc Archive. Ces fonctions vous aideront en télétravail, comme au bureau. Nous verrons dans ce webinaire, comment gérer et contrôler la communication des documents électroniques.

Comment rechercher un document électronique ou une archive à numériser ?

Le logiciel Hyperdhoc Archive propose deux types de recherche : la recherche simple et la recherche multicritères.

La recherche simple est disponible sous la forme d’une barre de recherche. Ce type de recherche permet donc de trouver des unités d’archivage, à partir d’un mot ou expression.

Les collaborateurs peuvent utiliser deux types de recherche multicritère pour retrouver des archives :

une recherche guidée pour retrouver les unités d’archivage ;
une recherche guidée pour les unités documentaires.

Les utilisateurs peuvent rechercher des copies numériques associées à un document.

Après l’exécution de la recherche, le portail affiche une liste des résultats de recherche. Ces résultats s’affichent en fonction des champs renseignés. L’archiviste peut accéder aux emplacements des unités d’archivage, depuis les résultats de recherche. En revanche, ces informations ne sont pas disponibles pour les autres collaborateurs.

Comment gérer les demandes de communication d’un document électronique et de numérisation des archives ?

Le collaborateur peut sélectionner plusieurs unités d’archivage (ou unités documentaires), dans les résultats de recherche. Ces unités sont ensuite accessibles depuis un panier virtuel. Ces paniers permettent, ainsi, d’envoyer une demande de communication au service des archives.

Il existe deux types de paniers :

un panier pour les demandes de communication des unités documentaires ;
un panier pour les demandes de communication des boîtes d’archives.

Différents types de communication sont alors proposés au collaborateur : une demande d’emprunt, une demande de consultation et une demande de numérisation de documents.

L’archiviste valide ou non les demandes de communication. Cette validation dépend des droits d’accès du demandeur, du degré de confidentialité et de communicabilité des archives. Un courriel de confirmation est envoyé au demandeur, si l’archiviste accepte la demande de communication. Les documents numérisés sont ensuite transmis, par courriel, ou un autre support.

Il est possible pour l’archiviste de refuser la demande de communication, soit partiellement ou dans sa totalité. L’archiviste peut invalider une demande de communication. Par exemple, si le demandeur ne dispose pas des droits de consultation nécessaire. Ce refus peut être justifié, et est envoyé par courriel au demandeur.

Au programme du Webinaire

Rechercher un document électronique sur l’ensemble de la base ;
Rechercher des boîtes d’archives à numériser ;
Gestion des demandes de communication des documents électroniques et des demandes de numérisation.

Ce Webinaire est présenté par :
Lisa Tetier, consultante archiviste et chargée de communication chez ELP

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

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