[REPLAY WEBINAR] Gérer les cycles de validation des documents

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[REPLAY WEBINAR] Gérer les cycles de validation des documents

Ce webinaire a pour objectif de vous présenter les fonctionnalités du logiciel Hyperdhoc Archive. Ces fonctions vous aideront en télétravail, comme au bureau. Nous verrons, dans ce webinaire, comment gérer les cycles de validation des documents, de la collecte jusqu’au terme de leur DUA.

Comment gérer les propositions de versements, avant leur transmission aux services des archives ?

Le versement des archives au service des archives, a pour objectif de verser les archives d’âge intermédiaire. Le logiciel Hyperdhoc Archive permet de créer et gérer les propositions de versements, avant leur envoi au service des archives. Le service versant, ou service producteur, a la possibilité de rédiger et gérer une proposition de versement.

Le logiciel permet d’enregistrer les informations contextuelles liées à une proposition de versement :

  • la date de versement,
  • une description,
  • l’établissement et le service producteur de cette demande,
  • le producteur de cette demande de versement.

Le versant peut également sélectionner un conditionnement, ainsi qu’une nature et un plan de classement. La nature est un ensemble de métadonnées spécifiques liées au service producteur.

Après avoir renseigné les informations liées à la proposition de versement, le versant peut alors décrire chaque boîte et dossier d’archives :

  • une description,
  • les dates extrêmes de la boîte d’archives,
  • une rubrique de classement, rattachée au plan de classement,
  • une observation, qui peut être l’état physique de la boîte d’archives ou une référence législative.

Comment associer des documents numérisés à une boîte d'archives ?

Le versant peut ajouter un ou plusieurs documents à une boîte d’archives. Une référence unique est alors rattachée à chaque document.  

Il est possible de lier un document électronique à une boîte d’archives ou un document. Le versant peut téléverser un document électronique, depuis son poste de travail.

Le correspondant peut également référencer des documents se trouvant dans les boîtes d’archives, même si ces documents ne disposent pas de copies numériques.

Il est nécessaire de référencer, pour chaque document :

  • une description, les dates extrêmes, la nature et le sort final hérités de la boîte d’archives,
  • une date précise,
  • l’auteur du document.

Comment l'archiviste valide une proposition de versement envoyée par le service versant ?

La proposition de versement est transmise à l’archiviste. Ce dernier peut, ainsi valider ou non la proposition de versement.  

Si la proposition de versement est refusée, l’archiviste justifie alors son refus. La proposition de versement est renvoyée au versant, pour être modifiée, puis transférée 

Le transfert physique des boîtes d’archives s’effectue, une fois que la proposition de versement a été validée.

Le service producteur reste cependant propriétaire de ses archives et peut y accéder à tout moment.

Comment s'organise la création et la validation d'une proposition de destruction définitive des archives, au terme de leur DUA ?

Une campagne, permet de regrouper et traiter les archives dont la DUA est dépassée. Deux types de campagnes sont proposés dans le logiciel Hyperdhoc Archive : une campagne de destruction et une campagne de tri.

Lors de la création d’une proposition de destruction, le logiciel va uniquement afficher et proposer des archives dont la DUA est dépassée. 

Après le traitement d’une campagne, l’archiviste peut visualiser le bordereau de proposition de destruction. Ce bordereau est ensuite envoyé au service producteur et au service de contrôle, au format PDF ou Excel. Ces services valideront ou non la proposition de destruction.

Si le bordereau de proposition de destruction est refusé, il peut être retourné à l’archiviste, pour être modifié, puis renvoyé. Si le bordereau de proposition de destruction est validé, avec la signature des responsables concernés, la compagne de proposition de destruction est clôturée. Les archives peuvent alors être détruites définitivement.

Après la clôture d’une campagne, l’archiviste a la possibilité de modifier la localisation des archives à détruire physiquement. Cette modification de localisation va permettre de mettre à jour les espaces de conservation et le tableau de récolement.

Le service des archives peut ensuite contacter un prestataire pour enlever et détruire les archives de manière contrôlée. L’archiviste peut accéder et imprimer un bordereau de destruction définitive.

Au programme du Webinaire

  • Création et gestion d’une proposition de versement
  • Association de documents électroniques à une boîte d’archives
  • Validation d’une proposition de versement par l’archiviste
  • Création et validation d’une proposition de destruction définitive des archives

Ce Webinaire est présenté par : Lisa Tetier, consultante archiviste et chargée de communication chez ELP

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

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