[REPLAY WEBINAR] Créer, gérer et diffuser des outils de classement

Ce webinaire a pour objectif de vous présenter les fonctionnalités du logiciel Hyperdhoc Archive. Ces fonctions vous aideront ainsi en télétravail, comme au bureau. Nous verrons donc dans ce webinaire comment créer, gérer et diffuser des outils de classement auprès des collaborateurs.

Comment créer et gérer des plans de classement par service ?

Le plan de classement est un ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. 

Les plans de classement sont donc liés à l’activité et aux missions des services d’une structure. Cet outil est une aide pour les services-versants, notamment lors de la rédaction et l’envoi d’une proposition de versement au service des archives.

Le logiciel permet d’afficher l’ensemble des rubriques du plan classement, sous la forme d’une structure arborescente. L’archiviste peut également ajouter, modifier et supprimer une rubrique de classement.

Comment créer et gérer un tableau de gestion pour un établissement et un service ?

Le tableau de gestion est un outil qui gère et réglemente les documents produits et reçus par l’établissement. Pour chaque type de document, il fixe ainsi une durée d’utilité administrative (DUA) et le sort final à l’issue de cette DUA.

L’archiviste peut importer ou créer un tableau de gestion dans le logiciel. Ces tableaux sont une aide indispensable pour procéder aux éliminations réglementaires, mais également à la conservation des archives définitives.

L’archiviste a la possibilité de voir l’ensemble des rubriques et sous-rubriques d’un tableau de gestion, en naviguant dans une structure arborescente. Le dernier niveau de chaque rubrique du tableau de gestion, comprend par exemple :

• La typologie du document ;
• Sa durée d’utilité administrative ;
• Son sort final des documents, après expiration de la DUA ;
• Des observations sur les modalités de tri, par exemple.

Comment ces outils de classement peuvent accompagner les collaborateurs ?

L’ensemble des services et collaborateurs d’un établissement sont référencés dans une structure arborescente. Le logiciel synchronisée l’arborescence des services en fonction de l’annuaire LDAP de la structure, par exemple.

Il est également possible d’associer un tableau de gestion ou un plan de classement à une organisation et un service précis. Cette association permet ainsi au service-versant de transférer une proposition de versement au service des archives.

L’association d’un tableau de gestion à un service permet d’affiner une recherche, à partir d’une rubrique de classement précise.

Au programme du Webinaire

• Création et gestion des plans de classement par service 
• Création et gestion d’un tableau de gestion générique et spécifique 
• Diffusion des outils de classement auprès des utilisateurs

Ce Webinaire est présenté par :
Lisa Tetier, consultante archiviste et chargée de communication chez ELP

Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici

Accédez à la chaîne Youtube d’ELP pour consulter les replays de nos précédents webinaires.