Tout document d’archives publiques est destiné à être un jour communiqué. Mais, selon sa nature ou son contenu, il n’est pas toujours immédiatement communicable. Dans un souci de protection des intérêts des droits et libertés collectives et individuelles, des délais de communicabilité sont à observer avant que certaines archives puissent être consultées.
Droit et règles de communicabilités des archives publiques
Les archives publiques sont, sous réserve des dispositions de l’article L. 213-2, communicables de plein droit. L’accès à ces archives s’exerce dans les conditions définies pour les documents administratifs à l’article L. 311-9 du code des relations entre le public et l’administration.
(Code du Patrimoine, Article L213-1, Modifié par ORDONNANCE n°2015-1341 du 23 octobre 2015 – art. 3 (V))
Sauf mention contraire, les archives sont communicables au terme de leur délai de communicabilité. Ces délais sont calculés à partir de la date du document ou de la date la plus récente du dossier concerné. Si l’archive comporte des informations sur un individu, le délai doit être calculé à partir de l’année de naissance ou mort de l’individu concerné dans le document.
Mise en pratique et demande de dérogation
Le tableau ci-dessous liste les différents délais de communicabilité selon la nature et le contenu des documents et dossiers communicables.
Par exemple : Si la date de décès de Monsieur Dupuis est mentionnée dans son dossier médical, le délai de communicabilité sera de 25 ans à compter de la date de décès. Si la date de décès n’est pas communiquée dans le dossier médical, l’archiviste pourra communiquer le dossier médical 120 ans après la date de naissance de Monsieur Dupuis.
Une autorisation nominative peut toutefois être délivrée, sous la forme d’une dérogation spéciale, pour consulter les documents n’ayant pas atteint leur délai de communicabilité. Cette autorisation spéciale est délivrée selon la nature et le contenu du document, ainsi que l’avis du service producteur et des autorités concernées.
Un référentiel de communicabilité des archives publiques est disponible sur le site du ministère de la Culture pour en savoir plus sur la réglementation liée à chaque délai de communicabilité.
Pour en savoir plus sur la communication des archives, nous vous donnons rendez-vous le 19 mai 2020 pour notre webinar : “Gestion des demandes de communication et contrôle des droits de consultation”