Une communauté de communes est un établissement public de coopération communale (EPCI). Cette coopération entre les communes a pour objectif d’élaborer un projet commun de développement et d’aménagement de l’espace.
Le service des archives d’une communauté de communes a pour objectif de collecter, classer et conserver les archives des communes membres. Le service organise également la recherche et la communication des documents archivés.
Les collaborateurs doivent réaliser fréquemment des recherches dans les archives de leur propre service et des autres services de l’EPCI. La surproduction des documents, au fil des années, entraîne une recherche difficile pour les collaborateurs et les archivistes.
Le référencement des archives, via un tableau Excel est une bonne solution sur le court terme. Cependant, le volume croissant des documents à archiver entraîne une indexation et un classement laborieux pour le service des archives. La description d’un grand volume d’archives sur Excel ne peut donc être une solution sur le long terme.
Enfin, les archives peuvent être réparties dans différents sites et magasins de stockage, sur l’ensemble du territoire de l’EPCI. Il est nécessaire pour le service des archives d’associer une localisation précise à chaque dossier et boîte d’archives, pour mieux les retrouver dans les espaces de stockage.
Découvrez dans cette infographie, les solutions proposées par le logiciel Hyperdhoc Archive, pour répondre aux besoins d’un service des archives d’une communauté de communes.
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