![[Replay webinaires] Faciliter la collecte des archives – Gérer et sécuriser les documents](https://elp.fr/wp-content/uploads/2023/03/AdobeStock_263941890-560x450.jpeg)
Comment réussir la collecte des archives auprès des services producteurs ? Comment gérer et assurer la sécurité des documents électroniques dans le cadre d’un archivage hybride ?
Nous répondons à ces questions, dans ces deux webinaires, en nous appuyant sur le logiciel Hyperdhoc Archive.
Réussir la collecte des archives auprès des services
Constituer et gérer un réseau de correspondants
Les établissements et les services sont référencés dans une arborescence. Cette arborescence permet à l’archiviste de gérer l’ensemble des services producteurs d’un établissement, mais également les correspondants-archives de chaque service.
L’archiviste peut accorder des droits de versement à un correspondant, pour un ou plusieurs services producteur. Le correspondant pourra verser les archives de son propre service, mais également pour d’autres services de l’établissement.
Il est également possible pour l’archiviste d’accorder ou retirer des droits à l’ensemble de son réseau de correspondants. Il peut avoir accès à la liste complète des correspondants enregistrés dans le logiciel.
Créer un bordereau de versement simplifié
Le correspondant doit tout d’abord renseigner les informations présentes dans l’en-tête du bordereau de versement. Le travail du correspondant est facilité par l’inscription automatique de certaines informations : la date de versement, le nom du service producteur et le nom du versant. Si le correspondant a la charge de collecter les archives de plusieurs services, il peut sélectionner le service producteur souhaité dans une liste de choix.
Le référent devra également sélectionner un tableau de gestion dans l’en-tête du bordereau de versement. La sélection du tableau de gestion permettra au correspondant de classer les boîtes et dossiers d’archives listés dans le bordereau de versement.
Le correspondant peut décrire chaque boîte et dossier d’archives en renseignant : une description, les dates extrêmes, une rubrique de classement à lier aux archives et éventuellement des remarques sur l’état physique des archives par exemple.
Pour renseigner une rubrique de classement, le correspondant n’aura qu’à sélectionner une rubrique dans l’arborescence du tableau de gestion précédemment sélectionné. La sélection d’une rubrique de classement va faciliter le travail de l’archiviste. Lors de la réception du bordereau de versement, l’archiviste va pouvoir découvrir comment sont classées les archives présentes dans le bordereau de versement.
Une fois que le bordereau de versement est complété, le correspondant archives peut ensuite transférer le bordereau de versement pour que ce dernier puisse être vérifié par l’archiviste.
Transférer le bordereau de versement au service des archives
L’archiviste a la possibilité de consulter et traiter les bordereaux de versement, de leur réception jusqu’à leur stockage.
Il peut accepter ou refuser le bordereau de versement transféré par le correspondant-archives. Si le bordereau de versement est accepté, l’archiviste peut ensuite compléter le bordereau de versement et déterminer une localisation pour les archives présentes dans le bordereau.
Si l’archiviste refuse le bordereau de versement, ce dernier est retourné au correspondant-archives. L’archiviste peut indiquer un motif de refus et l’associer au bordereau de versement lors de son renvoi au correspondant. Le correspondant peut ensuite modifier le contenu du bordereau de versement et l’envoyer au service des archives pour être accepté.
Retrouver et demander la communication des documents
Une recherche simple, sous la forme d’une barre de recherche de type « Google » est disponible pour chaque utilisateur.
Des formulaires de recherche sont également disponibles pour affiner la recherche des utilisateurs. Ces derniers peuvent rechercher les archives à partir de leur rubrique de classement, des intervalles de dates, le nom d’un service producteur, mais également à partir d’un mot ou d’une expression présente dans la description de la boîte ou du dossier d’archives.
Les archives s’affichent dans les résultats de recherche en fonction des droits de consultation de chaque utilisateur. Ces résultats de recherche peuvent être exportés sous le format Excel ou le format PDF.
À partir des résultats de recherche, les utilisateurs peuvent envoyer une demande de communication au service des archives. Les utilisateurs doivent tout d’abord sélectionner les archives dans les résultats de recherche. Ils doivent ensuite transférer ces archives dans un panier virtuel. Ce panier virtuel permet d’envoyer une ou plusieurs demandes de communication, soit une demande d’emprunt ou une demande de consultation en salle de lecture.
L’archiviste a ensuite la possibilité d’accepter ou de refuser la demande de communication. Un courriel est envoyé au demandeur pour indiquer si sa demande de communication a été refusée ou acceptée. Si la demande de communication a été acceptée, le demandeur peut ensuite se rendre au service des archives pour emprunter ou consulter sur place les archives demandées.
Archivage hybride : gérer et sécuriser les documents électroniques
Collecter les documents électroniques auprès des services
Si un réseau de correspondants-archives et mis en place au sein de l’établissement, ces derniers peuvent verser des documents au service des archives. Dans le cadre d’un archivage hybride, ces documents peuvent faire l’objet d’un versement en même temps que les archives papiers.
Le correspondant peut renseigner un ou plusieurs documents dans le bordereau de versement de deux manières. Une boîte virtuelle est à la disposition du correspondant. Cette boîte virtuelle permet de téléverser un ou plusieurs documents qui ne sont pas associés au contenu des boîtes et des dossiers d’archives présents dans le corps du bordereau de versement.
Le référent peut également téléverser des documents électroniques et les associer à chaque boîte et/ou dossier d’archives papiers présents dans le corps du bordereau de versement. Il peut s’agir de l’équivalent numérisé d’un document papier présent dans la boîte d’archives par exemple.
Différents formats peuvent être téléversés dans la base de données du logiciel : le format PDF, Excel, PowerPoint et Word. Il est également possible de téléverser des formats images comme les formats JPEG et PNG. Lors du téléversement de ces documents, une copie est automatiquement générée au format PDF/A. Ce format permet d’assurer l’intégrité du document lors de son transfert et son traitement au service des archives et d’assurer sa pérennité dans le temps.
Si l’établissement ne dispose pas d’un réseau de correspondants-archives, l’archiviste peut collecter lui-même les documents électroniques et les associer à un bordereau de versement.
L’archiviste et les correspondants ont la possibilité de visualiser et de télécharger les documents depuis l’interface du logiciel.
Décrire, indexer et classer les documents
Le correspondants et l’archiviste peuvent renseigner des informations de gestion sur le document : une description du document, son auteur, sa date d’édition, mais également la rubrique de classement associée. En sélectionnant une rubrique de classement, le logiciel va automatiquement renseigner le sort final, la durée d’utilité administrative et l’année de tri, conservation ou de destruction dans la fiche détaillée du document
Lors du téléversement du document, des informations techniques sont automatiquement ajoutées : la référence unique du document, son code de hachage, le producteur, la date de création ainsi que la date de modification du document.
Retrouver et suivre la communication des documents
Les utilisateurs peuvent retrouver un ou plusieurs documents à partir des formulaires de recherche proposés dans le logiciel.
Le formulaire de recherche de documents regroupe différents champs pour permettre aux utilisateurs d’affiner leurs recherches :
- Une recherche libre, sous la forme d’une barre de recherche de type « Google »
- Une recherche dans le contenu d’un document océrisé
- À partir du nom de l’établissement et du nom du service producteur
- Le titre du document
- L’auteur du document
- La date d’édition du document
- Une rubrique de classement, liée à un tableau de gestion précis
Les résultats de recherche peuvent être triés et exportés sous le format Word et le format Excel.
Il est également possible, depuis les résultats de recherche, de consulter et de télécharger le document. Ces actions sont possibles selon les droits de consultation de chaque utilisateur, ainsi que des délais de communicabilité de chaque document.
Assurer la sécurité et la traçabilité des documents
L’archiviste peut vérifier et contrôler l’intégrité de chaque document stocké dans la base de données du logiciel.
Il peut contrôler l’intégrité d’un document grâce à son empreinte numérique (ou cade de hachage). L’empreinte numérique est une séquence alphanumérique de taille réduite. Cette empreinte permet ainsi d’identifier l’ensemble des données de départ, mais sans y accéder.
La pérennité des documents est également contrôlée lors de leur stockage dans la base de données. Les formats bureautiques (Excel, Word, PowerPoint) et les formats multimédias génèrent une copie dans un format pérenne : le PDF/A. Le document est donc conservé et consultable sous son format natif, mais également sous un format pérenne.
Le logiciel journalise automatiquement les mouvements de chaque versement, boîte / dossier d’archives et document et archives : l’utilisateur ayant opéré ce mouvement, la nature du mouvement, la date et heure de la modification ou du mouvement.
L’archiviste peut également consulter le détail des modifications opérées sur chacun de ces éléments.
Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici
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