Avec l’évolution des méthodes de partage de l’information, la photographie est devenue un outil indispensable pour de nombreux utilisateurs.
La production galopante de cet outil de communication, doit faire l’objet d’un classement et d’une conservation adéquate. Ces étapes permettent de pérenniser l’image, ainsi que les informations qui lui sont liées, sur le long terme.
Deux types de données sont à distinguer pour traiter les photographies numériques. Les données natives sont des photographies prises par un appareil numérique, produites ou reçues sur Internet, une pièce-jointe dans un e-mail. Il existe également les données de substitutions : copie numérique d’une photographie argentique, par exemple.
Nos usages et rapports à la photographie peuvent soulever de nombreux questionnements…
Comment accéder à mes photographies d’un support à l’autre sans être incommodé par les multiples formats numériques ? Le support que j’utilise ne sera-t-il pas obsolète dans quelques années ?
Il faut traiter le problème en amont et sur le long terme. La conversion et la migration régulières des photographies vers un ou plusieurs supports de stockage sont des solutions efficaces sur le long terme. Le gestionnaire doit veiller à ne pas conserver les images sur un espace de stockage unique pendant plusieurs années. Il ne faut pas oublier que plus le nombre de photographies à sauvegarder sera élevé, plus la taille de l’espace de stockage devra être important. Les fonctions de compression permettent de gagner de la place dans l’espace de stockage sans modifier la taille de l’image. Quand on parle de compression d’une photographie, on parle de la compression des données liées à la photographie numérique. Il existe différentes méthodes de compression sans perte de données :
- La méthode de codage des répétitions, qui est utilisée par les premiers scanners
- Le codage entropique, il s’agit d’une méthode de codage de source, sans perte de données
Le choix du format d’une image est une décision à prendre en collaboration avec les producteurs et receveurs de l’image. Cette collaboration permet de connaître les supports et logiciels de lecture installés sur les postes de travail. Elle permet également de découvrir les attentes de chacun en matière de communication de la photographie (accès et sécurité des données) et les conditions à remplir pour utiliser cette donnée en tant que preuve.
Différents formats peuvent être utilisés pour conserver efficacement des photographies :
De nouveaux formats commencent à être largement diffusés, comme par exemple le format HEIF (High Efficiency Image File Format). Il s’agit d’un format pouvant compresser un nombre illimité de photographies, et leurs métadonnées, prises depuis un smartphone ou une tablette.
Comment retrouver une image particulière sur mon serveur où sont stockées des milliers de photographies ?
Le nommage précis et normalisé de chaque image est un travail indispensable pour retrouver facilement une photographie. L’ajout de métadonnées est également nécessaire pour la recherche.
La photographie numérique peut embarquer automatiquement des métadonnées en provenance des caméras ou de systèmes de prise de vues. Ces métadonnées permettront aux collaborateurs de retrouver une photographie précise dans le(s) espace(s) de stockage. Il existe trois modèles de métadonnées d’images à utiliser selon les usages :
- EXIF (Exchangeable image file format) est la norme la plus ancienne comprenant des métadonnées techniques de prise de vues liées automatiquement à la photographie (modèle de l’appareil photo, date de la prise de photo, vitesse d’obturation, etc.).
- IPTC (Internationel Press Telecommunications Council) comprend des métadonnées sur l’auteur et le sujet de la photographie. L’auteur de la photographie ajoute manuellement ces informations.
- XMP (Extensible Metadata Platform) est la norme la plus récente basée sur XML. Elle comprend des métadonnées EXIF et IPTC. Cette norme permet également de renseigner des informations en plusieurs langues.
La centralisation des images dans un espace de stockage précis, dans un serveur ou sur un disque dur, est également indispensable pour gérer ses images ou celle de son organisation. Ce classement peut être sous la forme d’une structure arborescente, sous la forme de dossiers thématiques. L’utilisation de vues avec différents modes de classement peut également être un plus.
Vous pouvez même aller plus loin en faisant appel à un prestataire spécialisé dans la gestion des documents et des fichiers multimédias. Faire appel à un expert est une solution sur le long terme pour la conservation et la bonne organisation des fichiers multimédias.
Je ne souhaite pas que n’importe quel membre de l’organisation puisse voir les photographies que j’ai produites ou reçues, comment limiter et sécuriser mes données ?
Le gestionnaire doit penser et organiser en amont la sécurité et la traçabilité d’une image. Il est important de catégoriser et sécuriser ce type de fichier. Cette sécurisation s’effectue selon le degré de confidentialité de l’image et la fréquence de diffusion des informations. Le gestionnaire doit également élaborer une catégorisation, en intégrant des informations liées à l’image à conserver, appelées métadonnées. Ces métadonnées peuvent concerner : l’identification de l’auteur, la date précise de production, une description textuelle et contextuelle de l’image, etc. Ces informations permettront de déterminer si telle ou telle photographie est diffusable ou non et quels sont les collaborateurs habilités à la consulter. Il faut également mettre en place différents niveaux de sécurité pour accéder aux photographies numérisées.
Mon organisation est-elle en conformité avec le Règlement général sur la protection des données (RGPD) ?
Le Règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation entrée en application le 25 mai 2018. Ce texte réglementaire européen vise à respecter les données personnelles d’un individu. Il est important de savoir que cette obligation revient à l’employeur qui doit s’assurer de la mise en œuvre de la protection des données d’un individu. Cette mise en œuvre se concrétise sous la forme d’un registre (obligatoire pour les entreprises de plus de 250 salariés).
L’image n’est pas à exclure de cette réglementation. Au contraire, si un ou plusieurs collaborateurs se trouvent sur une photographie, peut-on la publier pour servir la communication de l’organisation aux publics ? Doit-on systématiquement demander l’approbation des personnes présentes sur la photographie ? Cette photographie peut-elle être communicable immédiatement ou dans plusieurs années ? Quelle est la différence entre une photographie prise dans le cadre d’une activité professionnelle et une activité personnelle ? L’auteur de la photographie doit se poser toutes ces questions et ses choix doivent être en accord avec le droit à l’image et la réglementation RGPD.
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