Glossaire des termes archivistiques

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glossaire des termes archivistiques

Vous avez besoin d’un éclairage concernant un terme archivistique ou d’une définition précise ? Ce glossaire est là pour vous aider. A travers ? mots spécifiques, faites le point sur le vocabulaire des archives.

A

Archives 

 Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. » (Code du Patrimoine, Article L211-1, Modifié par LOI n°2016-925 du 7 juillet 2016 – art. 59)

Différents âges des archives : 

  •  Archives courantes : Documents et dossiers ouverts ou récemment clos gardés dans les services.  
  • Archives intermédiaires : Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, dans les salles de pré-archivage ou dans le service des archives, pour des besoins administratifs ou juridiques.   

  • Archives définitives : Documents qui, après évaluation, sont conservés sans limitation de durée après tri et validation par les service des archives. 

Accroissement 

1 – Différence entre les entrées et les éliminations pour une période donnée. 

2 – Ensemble des documents entrés pendant une période donnée dans un service d’archives ou dans un centre de pré-archivage tant par versement que par dépôt, réintégration, achat, don ou legs. 

Article 

Unité matérielle de conservation et de conditionnement pour le rangement des documents d’archives ; de ce fait, il porte la cote. L’article peut s’identifier au document (registre, pièce) ou en regrouper plusieurs (pièces ou dossiers). 

B

Boîte d’archives 

Unité matérielle de conservation se présentant sous la forme d’une boîte rigide, de forme, de structure et de dimensions variables, destinée à contenir et à protéger des documents d’archives, et à en faciliter la manutention et le rangement sur les rayonnages des magasins. Appelée communément carton.

Bordereau de versement 

Pièce justificative de l’opération de versement énumérant des documents et des dossiers remis à un service d’archives par un service versant ; le bordereau de versement est considéré comme un instrument de recherche provisoire, mais également un procès-verbal de prise en charge. 

C

Cadre de classement 

Le cadre de classement est un plan directeur pré-établi répartissant les fonds au sein d’un service d’archives entre des grandes divisions et subdivisions méthodiques (appelées, en France, séries et sous-séries). Le cadre de classement ne doit pas être confondu avec le plan de classement. 

Classification 

En gestion des documents, détermination des catégories ou des groupes entre lesquels doivent être distribués logiquement et systématiquement des dossiers en groupes ou catégories de sujets selon un ordre alphabétique ou numérique (séquentiel) pour en faciliter ou régulariser l’utilisation. Le résultat de la classification est le cadre de classement. 

Communicabilité 

Possibilité de communiquer au public un document ou un dossier, selon que la législation et la réglementation en vigueur et si son état de conservation le permet. 

Cotation 

1 – Attribution d’une cote de classement ou d’une cote de rangement à des documents ou à des articles. 
 
2 – Ensemble de symboles (lettres, chiffres, signes) identifiant chaque document ou article à des fins de classement ou de rangement. 

D

Description archivistique

Ensemble des opérations d’identification d’une unité archivistique, de sa description matérielle au contexte de sa production en passant par l’analyse du contenu et l’indexation. L’expression désigne à la fois le processus de représentation et son résultat.

Documents administratifs 

1 – Document d’archives courantes ou intermédiaires établi par l’administration en application d’une procédure réglementaire.

2 – Terme générique utilisé pour désigner tout document produit par les services administratifs, notamment publics.

Données 

Terme utilisé, en particulier en informatique, pour désigner une information. 

Dossier 

Ensemble des documents réunis pour la conduite ou le traitement d’une affaire par une personne physique ou morale dans l’exercice de ses activités. Le dossier est ordinairement l’unité de base à l’intérieur d’une série organique. 

Droit d’accès

Droit d’un usager de consulter, dans les limites prévues par la loi, les documents détenus par l’administration

Durée d’utilité administrative 

Durée légale ou pratique pendant laquelle un document est susceptible d’être utilisé par le service producteur ou son successeur, au terme de laquelle est appliquée la décision concernant son traitement final. Le document ne peut pas être détruit pendant cette période qui constitue sa durée minimale de conservation. 

E

Échantillonnage 

Forme particulière de tri visant à retenir un certain nombre de documents estimés représentatifs d’un ensemble que sa masse ne justifie pas de conserver intégralement. 
 

Éliminable 

Document mis de côté pour être détruit conformément à l’échéancier de conservation. 
 

Élimination 

Procédure réglementaire qui consiste à détruire des documents dont la conservation n’est plus justifiée. C’est l’une des trois possibilités du traitement final des documents proposée dans un tableau de gestion. 

Entrée 

Terme générique désignant l’ensemble des opérations par lesquelles des objets ou des documents sont pris en charge par un service d’archives à titre de versement, de don, de dépôt, d’achat ou de dation. Désigne aussi les objets ou documents pris en charge à l’occasion d’une entrée. 

Etat des fonds

Instrument de recherche décrivant de façon sommaire tout ou partie des fonds et collections d’un service d’archives, par fonds, série et sous-série : intitulé, dates extrêmes, nombre d’articles et métrage linéaire. 

F

Fichier 

Ensemble de fiches ou d’enregistrements informatiques contenant des informations de même nature. 

Fonds d’archives

Ensemble des documents de toute nature qu’une personne, physique ou morale, a automatiquement produits ou reçus dans l’exercice de ses activités, rassemblés de façon organique et conservés en vue d’une utilisation éventuelle. 
 

Fonds et collections 

Expression habituellement utilisée pour designer l’ensemble des documents conservés dans un service d’archives. 

Format 

Ensemble des métadonnées qui définissent les caractéristiques formelles d’un document.

G

Gestion des archives courantes et immédiates (records management)

Ensemble des mesures destinées à rationaliser la production, le tri, la conservation et l’utilisation des archives courantes et intermédiaires.

Gestion des documents administratifs 

Ensemble de politiques, de procédures et d’activités qui permettent à un organisme d’établir un contrôle sur l’information qu’il génère et ce, depuis sa création jusqu’à son élimination ou son versement aux archives définitives

Gestion électronique des documents (GED)

Ensemble des systèmes d’information permettant la création de documents électroniques ou la numérisation de documents à partir d’autres formats, leur identification, contrôle et conservation, leurs accès et diffusion. 

I

Index

Liste alphabétique des noms de personnes, de lieux ou de matières relevés dans des documents d’archives ou dans un instrument de recherche, assortis des références correspondantes (cote ou numéro de page). 

Instrument de recherche (ou Inventaire)

Un instrument de recherche est un outil papier ou informatisé énumérant ou décrivant un ensemble de documents d’archives de manière à les faire connaître aux utilisateurs. Quel que soit leur support, quel que soit le niveau de description auquel ils se situent, les instruments de recherche doivent respecter des principes communs. Un instrument de recherche doit mettre en évidence la structure du ou des fonds qu’il décrit, c’est-à-dire la hiérarchie de ses différents composants. Cela se fait systématiquement dans des instruments de recherche sur papier par le biais des titres et sous-titres. 
 

Intégrité 

L’intégrité d’un document renvoie au caractère complet et non altéré de son état, (ISO 15489 « records management »). Le document n’a subi aucune modification non tracée. 

Intermédiaire 

Ensemble de documents qui, n’étant plus d’usage courant, doivent être conservés temporairement, pour des besoins administratifs ou juridiques (y compris les documents qui après tri seront conservés comme archives définitives). 

Inventaire 

Tout instrument de recherche ayant pour niveau de description la pièce. 

ISAAR (CPF) 

Norme internationale sur les notices d’autorité archivistiques relatives aux collectivités, aux personnes et aux familles. 

ISAD(G) 

Norme générale et internationale de description archivistique qui fournit, dans le cadre du respect des fonds, une structure type de description pour les archives de toute forme, de tout support et de toute époque. 

M

Magasin

Local d’un bâtiment d’archives destiné à la conservation des documents. 

Métadonnées

Données décrivant le contexte, le contenu et la structure des documents ainsi que leur gestion dans le temps.

Mètre linéaire 

Unité de mesure correspondant à la quantité d’articles d’archives tenant debout sur une tablette d’un mètre de longueur.

Migration

Action de transférer des documents d’un système à un autre en préservant leur authenticité, leur intégrité, leur fiabilité et leur exploitabilité. 

N

Niveau de classement 

Niveau choisi pour le classement et la description de l’unité de description (fonds, série organique, sous-série organique, dossier, pièce) et qui détermine le type d’instrument de recherche. 

Norme 

Document, établi par consensus et approuvé par un organisme reconnu, qui fournit, pour des usages communs et répétés, des règles, des lignes directrices ou des caractéristiques, pour des activités ou leurs résultats, garantissant un niveau d’ordre optimal dans un contexte donné (définition officielle de l’ISO/CEI). 

Numérisation

Procédé électronique de reproduction d’un document d’archives sous forme de document électronique. 

O

Opération de traitement 

Ensemble des procédures et des opérations d’organisation, tri, classement, description et conditionnement d’archives. 

P

Pièce 

Document ou partie de document individualisé (feuillet simple ou double, plusieurs feuillets agrafés, cahier, registre …) 

Plan de classement 

Système qui fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les bureaux, permettant de les ranger, de les classer et de les retrouver. Le plan de classement présente également un ordre dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. A ne pas confondre avec cadre de classement.

Préarchivage

Terme désignant l’organisation et la gestion des archives intermédiaires.

Producteur d’archives

Personne physique ou morale, publique ou privée, qui a produit, reçu et conservé des archives dans l’exercice de son activité.

Provenance 

Identifie l’organisme producteur ou créateur des archives ou l’organisme qui lui a succédé. 

R

Rayonnage

Ensemble constitué par les tablettes et de l’ossature qui les soutient, destiné au rangement des articles. 

Récolement 

Opération consistant à dresser la liste topographique des articles conservés dans un service d’archives ou un fonds. Désigne aussi l’opération destinée à vérifier l’intégralité des fonds et collections d’un service d’archives périodiquement ou lors du changement de responsable d’un service d’archives. 

Répertoire

Instrument de recherche ayant pour niveau de description le dossier ou l’article, et donnant pour chacun, sa cote, ses dates extrêmes et une analyse.

Respect des fonds 

Principe fondamental de l’archivistique, selon lequel chaque document doit être maintenu ou replacé dans le fonds dont il provient, et dans ce fonds à sa place d’origine. 

S

Série

1 – Ensemble de pièces ou de dossiers de même nature à l’intérieur d’un fonds d’archives. Dite aussi série organique. 
 
2 – Division primaire d’un cadre de classement 

Service versant 

Tout service administratif qui transfère des archives en sa possession dans un service d’archives, qu’il les ait lui-même produites (on parle alors de service producteur) ou qu’il les ait héritées d’un service dont il a ou non repris les attributions. 

Sort final 

Destination concrète des documents correspondant à la mise en œuvre des décisions de conservation, de destruction ou de transfert des documents, telles qu’elles sont explicitées dans la charte d’archivage ou un autre outil de référence. 

T

Tableau de gestion d’archives (tableau d’archivage)

Il s’agit d’un instrument de recherche qui permet de gérer et réglementer les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique produits et reçus par un service. A ce titre, il reflète l’organisation de ce service. Il sert à gérer les archives courantes (dossiers servant à la gestion quotidienne des affaires, conservés dans les bureaux) et intermédiaires (dossiers n’étant plus d’usage courant mais conservés pour des impératifs de gestion et/ou juridiques à proximité des bureaux). Ainsi, il permet de procéder aux éliminations réglementaires ainsi qu’à l’archivage des archives définitives dites historiques qui seront, à terme versées aux Archives départementales. 
 

Thésaurus 

Vocabulaire contrôlé de termes reliés sémantiquement (hiérarchisés, associés ou équivalents) servant, en documentation, à indexer des notions d’un ensemble de documents. 
 

Traçabilité

Fait de créer, d’enregistrer et de préserver les données relatives aux mouvements et à l’utilisation des documents. 

Traitement 

Ensemble des procédures et des opérations d’organisation, tri, classement, description et conditionnement d’archives. 

Terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.). 
 

Type de document 

Catégorie de documents distingués en raison de critères communs, matériel (par exemple : aquarelle, dessin) ou fonctionnels (par exemple: journal, livre de compte, main-courante, registre de délibération…). 

U

Unité d’achivage

Voir boîtes d’archives 

Unité documentaire 

Voir Article et Pièce 

V

Versement 

1 – Opération matérielle et intellectuelle par laquelle la responsabilité de la conservation d’archives passe de l’administration à un service de préarchivage ou à un service d’archives, ou bien d’un service de préarchivage à un service d’archives. Ce terme désigne aussi, par extension, les documents ainsi transférés en une seule fois. 
 
2 – Action de transférer la conservation physique, la propriété ou la responsabilité de documents. 

Z

“Zones” de stockage

Les « zones » d’un local d’archivage sont des espaces de stockage répartis dans un local dédié à l’archivage des documents selon un ordre logique.  Il faut que ces « zones » soit indiquées en collaboration avec le service d’archives concerné. Les zones seront calculées par tablette (une collection de tablettes) selon les besoins de l’archiviste.