[REPLAY WEBINAR] La conservation des archives : gérer et optimiser les espaces de conservation des archives d’une organisation

Ce webinaire a pour objectif de vous présenter les fonctionnalités spécifiques du logiciel Hyperdhoc Archive liées à la gestion et l’optimisation des espaces de conservation des archives d’une organisation. 

Hyperdhoc Archive est un logiciel qui intègre tous les outils nécessaires à la collecte, au traitement et à la communication des archives papiers et documents électroniques liés. Il permet de :

• Gérer et traiter les archives d’une organisation. Tous les outils nécessaires au traitement des documents, sont importés et accessibles directement dans la solution ;
• Gérer les différents espaces de conservation où sont stockées les archives. Une gestion multi-site et multi-magasin, est gérée sous la forme d’une structure arborescente, et permet ainsi un accès simple et rapide au stockage ;
• Retrouver des documents à des fins administratives et patrimoniales. Une recherche simplifiée et multicritère sont proposées pour retrouver les archives sur l’ensemble de la base ;
• Traiter et gérer les demandes de communication des collaborateurs ayant les droits de consultation nécessaires ;
• Optimiser les échanges entre les archivistes, les services-producteurs et les collaborateurs de l’établissement ;
• Assurer un suivi sécurisé des opérations et mouvements des archives, de leur traitement et conservation, jusqu’à leur communication. 

Il est possible de connecter le logiciel au référentiel métier et à l’annuaire de l’organisation. Hyperdhoc Archive interagit également avec le système d’information de l’établissement, avec une reprise des données.

• Déterminer une localisation et mettre en stock les unités d’archivage d’un versement.
• Créer et gérer des espaces de conservation par site et magasin.
• Créer et gérer des « zones de stockage » au sein de vos magasins de conservation.
• Suivre l’externalisation des archives chez un prestataire.