Logiciel d’archivage hybride

Notre logiciel d’archivage hybride intègre tous les outils nécessaires à la collecte, au traitement, à la communication et à l’archivage des documents. De plus, il s’adapte aux besoins des structures de toute taille, publiques (administration, collectivité, groupement de collectivités). Le logiciel s’adapte également aux établissements privés (association, TPE, PME, grande entreprise). La solution fait partie de la gamme de solutions de gestion documentaire développée par ELP.

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EXISTE DEPUIS 1998

Les fonctionnalités
d’Hyperdhoc Archive

L’archivage physique et électronique est pris en charge par le logiciel

La saisie des informations liées au bordereau de versement est conforme à la norme ISAD(G).

Le classement des archives s’opère à partir de la sélection d’une rubrique du tableau de gestion. Les informations sur le sort final, la durée de conservation et le délai de communicabilité sont automatiquement associés à chaque boîte, dossier et document d’archives.

Des informations complémentaires peuvent être associées à chaque bordereau de versement.

L’archiviste peut importer des versements sous le format Excel. Les données sont également exportables sous le format Pdf et Excel.

Hyperdhoc Archive permet aux archivistes de consulter et gérer plusieurs sites et magasins de stockage

Les espaces disponibles et occupés sont consultables dans chacun de ces espaces de stockage, sous la forme d’un graphique. L’archiviste peut consulter l’ensemble des archives stockées dans ces magasins. Il est également possible de déplacer une ou plusieurs boîtes d’archives dans un autre espace de conservation. Ce mouvement est tracé et met à jour automatiquement le récolement disponible dans l’application.

– Gestion multi-sites et multi-magasins avec optimisation de(s) espace(s) de stockage.
– Espaces de stockage organisés en site, magasin, épi, travée et tablette, avec un niveau de précision déterminé par l’utilisateur.
– Un code barre par versement et par boîte / dossier d’archives est mis à la disposition de l’archiviste pour situer la topographie de l’archive et son code d’identification.

Le logiciel Hyperdhoc Archive propose une interface dédiée aux services-versants. Cette interface permet aux services de gérer l’archivage de leurs documents, sous le contrôle de l’archiviste. Les formulaires de recherche sont adaptés en fonction des droits de l’utilisateur connecté. Les services peuvent également envoyer et suivre les demandes de communication transférées à l’archiviste.

Gérer les correspondants

Si vous disposez ou mettez en place un réseau de correspondants, le référent peut verser pour le compte d’un autre utilisateur.
Le référent archives complète en toute autonomie les bordereaux de versement. Le bordereau est ensuite transféré au service des archives.
L’archiviste peut accepter ou refuser en ligne la proposition d’archivage envoyée.

Contrôler la destruction des documents

Au terme de leur durée de conservation, les archives à détruire sont traitées sous la forme d’une campagne de proposition de destruction.
Un bordereau de destruction est généré automatiquement. Ce bordereau peut être envoyé sous le format papier et électronique, au service producteur et/ou au service de contrôle.
Après la validation du bordereau et la clôture de la campagne, un bordereau de destruction physique des archives peut être téléchargé et imprimé.

Les formulaires de recherche permettent d’aider l’archiviste pour retrouver les archives physiques et électroniques

La recherche peut être effectuée à partir d’un mot-clé, du nom d’un service producteur et du contenu d’un document.

– Recherche libre, sous la forme d’une barre de recherche, de type Google ©.
– Formulaires de recherche adaptés selon le profil d’utilisateur connecté (lecteur, service-versant, archiviste).
– Accès et visualisation des documents électroniques et numérisés à partir d’un lien.
– Les résultats de recherche sont exportables sous le format Excel, Pdf et CSV.
– Formulaire de recherche et résultats de recherche paramétrables en fonction des besoins des utilisateurs.

La gestion des emprunts et des consultations en salle sont accessibles aux agents habilités. Les demandes de prêt et de communication sont gérées en ligne, de la réception de la demande, jusqu’au retour des documents au service des archives.

La communication des documents est contrôlée et conforme au règlement général sur la protection des données

Un courriel est automatiquement envoyé à l’utilisateur pour suivre les demandes de communication transférées à l’archiviste.

L’historique de prêt de chaque boîte et dossier d’archives est consultable. Il est également possible de savoir qui a emprunté ou consulté un document.

Un « fantôme » et un bordereau de prêt sont à la disposition de l’archiviste lors du processus de prêt.

Avec une traçabilité des mouvements, le logiciel assure un suivi complet des opérations d’archivage : versement, indexation, élimination des archives, mouvements de stock et demandes de communication. L’archiviste peut consulter à tout moment les modifications, ajouts et suppressions d’une boîte ou d’un dossier d’archives.

Différents profils d’utilisateurs, sont proposés : l’administrateur, l’archiviste, le correspondant-archives, le lecteur. Ces rôles permettent d’harmoniser, d’assurer la confidentialité et de s’adapter aux missions de chaque utilisateur. L’administration des droits est possible à partir du profil de l’administrateur. l’administrateur peut gérer le(s) établissement(s), ses services, ainsi que chaque profil utilisateur enregistré.

Administrateur technique (informaticien ou archiviste)

– Administration et accès à l’ensemble des fonctionnalités du logiciel.
– Gestion des droits d’accès des utilisateurs.
– Modification et suppression contrôlées des données stockées.
– Sélection des fonctionnalités disponibles.
– Personnalisation de la page d’accueil des portails du logiciel.

Administrateur fonctionnel (administrateur ou archiviste)

– Rédaction de bordereaux de versement.
– Publication de boîtes d’archives, de documents et de versements.
– Recherche et consultation des boîtes d’archives, des documents et des versements.
– Gestion des demandes de communication auprès des utilisateurs : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Gestionnaire métier (responsable de direction/service)

– Gestion des utilisateurs de la direction ou du service.
– Gestion des droits d’accès des utilisateurs associés.
– Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service / direction.
– Demandes de communication : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Déposant des archives (correspondant-archives / service-versant)

– Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service / direction.
– Rédaction de bordereaux de versement pour validation par le service des archives.
– Demande de restitution des archives de son propre service au service d’archives.
– Dépôt d’un versement soumis à validation par l’Administrateur.

Utilisateurs

– Recherche et consultation des versements, boîtes d’archives et documents de son propre service/direction.
– Demandes de communication : demande de numérisation, emprunt contrôlé des archives, demande de consultation.

Spécifications techniques

Disponible en mode SaaS (hébergement sur le territoire européen) ou en mode licence (Windows Server)

Solution Full web

Connectable à un portail intranet
et extranet

Connexion à l’annuaire de l’entreprise (LDAP et Active Directory)

Compatibilité avec Edge,
Firefox, Chrome

Solution entièrement développée
et réalisée en France

Paramétrage du logiciel en fonction des besoins du service des archives

Introduction des tableaux de gestion spécifiques à la collectivité

Nos références

LES POINTS FORTS D’ELP POUR VOTRE PROJET
D’ACQUISITION D’UN LOGICIEL D’ARCHIVAGE

40 ans d’expertise

> Clients variés : grands groupes, PME, collectivités…
> 5 profils métier pour vous accompagner.
> 9 solutions modulables selon vos besoins.

Adaptabilité

> Offre standard ou sur-mesure.
> Spécificités des besoins.
> Exigences sectorielles.
> Enjeux réglementaires.

Gestion de projet et transparence

> Echange continu avec nos équipes.
> Suivi de chaque étape du projet.

Formation

> Accompagnement lors de la prise en main de notre solution.
> Formation sur-mesure avec un de nos experts.

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Support technique

> Service client réactif.
> Assistance technique.
> Interlocuteur privilégié.

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Fiabilité

> Produits robustes et performants sur le long terme.
> Suivi constant pour un fonctionnement fluide et sécurisé.

Hyperdhoc Archive
standard

Hyperdhoc Archive
avec documents électroniques

Versement

Workflow de suivi des versements

Gestion du stockage physique des boîtes

Recherche multi-critères

Demandes de prêt

Gestion des destructions

Statistiques

Archivage des documents électroniques

Recherche des documents électroniques

Demandes de consultation des documents électroniques

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Comment bien choisir un logiciel de gestion des archives ?

Qu’est-ce qu’un logiciel d’archivage ?
Un logiciel d’archivage permet d’organiser et gérer les archives papier et électroniques d’une structure. Ce type de logiciel recouvre des fonctionnalités de gestion des archives, de la collecte jusqu’à leur communication.

Le logiciel offre des solutions face à l’augmentation croissante de la production documentaire. Il répond également aux besoins liés à la gestion des archives électroniques, en télétravail comme au bureau. Il a pour objectif de gérer et contrôler la collecte, le classement, le stockage et la communication des archives.

Quelles sont les caractéristiques d’un bon logiciel d’archivage ?
Un logiciel d’archivage présente de nombreux avantages pour le traitement des archives papier et électroniques. Actuellement, il existe sur le marché des dizaines de logiciels dédiés à la gestion des archives. Ces logiciels s’adaptent tant à la taille de la structure, qu’à son fonctionnement et ses missions :
– Un logiciel adapté à la taille d’un établissement : le logiciel peut s’adapter à la taille de la structure, que ce soit une petite, moyenne structure ou un grand établissement implanté dans différentes parties du territoire et basé à l’étranger. Il se conforme également aux besoins des structures publiques (administration, collectivité, communauté de communes) et privées (association, TPE, PME, grande entreprise).
– Une configuration souple et une plateforme intuitive : l’éditeur du logiciel s’adapte aux besoins spécifiques de l’établissement et ses collaborateurs. Cette adaptation s’effectue autant pour le fonctionnement interne, la production et le type de documents à archiver de l’établissement.
– Un gain de temps dans les échanges entre archivistes et collaborateurs : les fonctionnalités du logiciel d’archivage permettent de traiter plus rapidement les archives papier et électroniques et, ainsi, libérer de l’espace dans les bureaux des services. Les demandes de communication peuvent également être centralisées et contrôlées par l’archiviste et/ou l’administrateur.
– Sécurisation des données et fichiers électroniques : les actions des utilisateurs, dans le logiciel, peuvent être journalisées, pour une meilleure traçabilité du mouvement des archives. Il est souhaitable que le logiciel possède un contrôle d’intégrité des documents électroniques.

Le logiciel Hyperdhoc Archive, développé par ELP, permet de gérer et communiquer les archives papier et électroniques d’un établissement. Des fonctionnalités sont proposées pour collecter, traiter, optimiser les espaces de conservation et communiquer les archives à la demande des collaborateurs.

Quel est le délai pour obtenir Hyperdhoc Archive ?

Un projet standard est livré sous 30j. C’est un délai estimatif qui est revu selon chaque projet lors de la proposition commerciale.

Pour cela nous vous conseillons de compléter le formulaire de contact. Un conseiller vous contactera dans les plus brefs délais pour discuter de votre projet.
Vous pouvez également discuter de votre projet avec l’un de nos conseillers, par téléphone au : + 33 (0)1 82 28 38 72.
Pour accéder au formulaire de contact et réserver votre appel : cliquez ici.

Vous pouvez également envoyer votre cahier des charges, par mail : info@elp.fr. Le cahier des charges permettra à l’équipe projet d’ELP d’envoyer les modalités d’acquisition et une proposition d’évaluation budgétaire précise, en accord avec les besoins de l’établissement.

Une première rencontre peut être organisée, dans les locaux de votre établissement, ou en visioconférence, pour une démonstration personnalisée du logiciel ou du module sélectionné.

Un deuxième rendez-vous est ensuite fixé pour organiser l’acquisition et l’installation du logiciel ou du module dans l’établissement.

Etapes de mise en œuvre :
– Etude technique : cette étude permet de constituer un dossier technique du logiciel, en fonction des moyens techniques de l’établissement et des moyens recommandés pour le logiciel / module.
– Etude fonctionnelle et analyse de l’existant : une analyse des besoins et de l’existant est réalisée avec l’équipe en charge du projet. Cette étude permet de constituer des spécifications fonctionnelles détaillées.
– Paramétrage et développements spécifiques : l’ensemble des spécifications validées dans l’étude technique et l’étude fonctionnelle sont intégrées dans le paramétrage du logiciel.
– Installation ou accès à distance au logiciel ou module.

Pourquoi archiver des documents ?

Il est légitime de se demander pourquoi la gestion et la conservation des archives sont nécessaires pour un établissement. Cette question peut être souvent demandée à l’archiviste par les collaborateurs. Il est nécessaire de savoir répondre à leurs interrogations pour mieux les sensibiliser à l’archivage de leurs documents.

Retours d’expériences et opérations futures
Les archives peuvent servir de base à de nombreuses opérations et prises de décision par la structure. Ces opérations peuvent être commerciales, financières et administratives. Partir du contenu de certaines archives peut faire grandement gagner du temps à une structure : pour son fonctionnement interne, prouver sa légitimité lors du lancement de ses actions commerciales et lors des opérations financières et comptables.

En cas de litige et de contrôle
Le principe de conserver ses archives va permettre à l’établissement de les utiliser comme preuves à valeur probatoire vis-à-vis de la justice, mais également auprès des différents collaborateurs et partenaires.

Préserver la mémoire de l’établissement
Assurer la mémoire de la structure, à des fins patrimoniales, sert à prouver son existence et assurer son histoire dans le temps. Cette préservation peut permettre le développement d’une véritable cohésion entre ses collaborateurs.

Le + d’un logiciel d’archivage
Hyperdhoc Archive permet de faciliter la gestion, la conservation et la communication des archives papier et électroniques d’un établissement. Le logiciel d’archivage offre un véritable gain de temps pour la recherche des archives et documents. Il permet également de sécuriser le mouvement de chaque document et de centraliser les données au sein d’une solution.

Qu’est-ce qu’un tableau de gestion des archives ?

Le tableau de gestion permet de gérer et réglementer les documents, qu’ils soient sous forme papier ou électronique, produits et reçus par un service. Les différentes typologies documentaires référencées reflètent l’organisation de chaque service.
Il constitue une aide indispensable lors du versement des documents dans le local de pré-archivage. Cet outil accompagne également les archivistes lors des éliminations réglementaires et la conservation des archives définitives, dites historiques.

Le tableau de gestion comprend généralement quatre informations :
– Type de dossier avec type de documents : cette première information recense les différents types de dossiers et documents présents dans un établissement ou un service.
– Durée d’Utilité Administrative (DUA) : indique la durée minimum pendant laquelle les archives sont nécessaires à un service, aussi bien sur le plan légal que fonctionnel.
– Sort final : indique le sort que connaissent les documents après l’expiration de leur DUA : à conserver, à trier ou à éliminer.
– Observations : donnent des informations complémentaires : les modalités de tri des documents, échantillonnages, etc.

Le + d’un logiciel d’archivage
Il est possible d’importer les tableaux de gestion d’un établissement et des services administratifs dans le logiciel Hyperdhoc Archive. Les rubriques de ces tableaux de gestion peuvent ensuite être associées aux versements et archives, lors de leur collecte. L’utilisation d’un tableau de gestion dans ce logiciel d’archivage est particulièrement efficace lors de la prise en charge d’un versement, ainsi que lors de l’élimination et la conservation définitive des archives.

Quels sont les outils de gestion pour archiver ses documents ?

Trois outils de classement sont à construire et à mettre en place pour une bonne gestion des archives d’une entreprise sur le long terme : un tableau de gestion, un plan de classement et un thésaurus.

Plan de classement
Le plan de classement fixe l’organisation des archives courantes et intermédiaires en usage dans les services. Cet outil permet de ranger, de classer et de retrouver les documents. Le plan de classement présente également un ordre hiérarchique dans lequel les archives définitives d’un fonds, d’une série ou d’un versement ont été classées et ordonnées dans un service d’archives. Cet outil ne doit pas être confondu avec le cadre de classement.
L’arborescence du plan de classement d’un établissement peut être définie de différentes manières selon les besoins des services :
– Les documents sont classés selon une procédure administrative, une affaire, une personne ou un projet.
– Les archives sont classées dans une arborescence qui couvre de manière ordonnée une thématique commune, un cadre chronologique, un cadre géographique ou alphabétique.
– Les archives peuvent également être classées selon les fonctions exercées au sein de l’établissement ou selon l’organigramme de la structure.

Thésaurus
Le thésaurus est un vocabulaire contrôlé de termes, sous forme de liste. Il permet d’indexer les notions d’un ensemble d’archives. Les termes enregistrés servent de langage contrôlé pour une indexation précise des archives.
Le thésaurus contient tous les termes nécessaires à l’indexation dans un domaine précis. Ces termes sont organisés sous la forme d’une relation hiérarchique à plusieurs niveaux, en rubriques et sous-rubriques.
Il est probable que les collaborateurs d’un établissement disposent déjà d’un thésaurus selon leur activité. L’archiviste à la possibilité de s’en servir intégralement ou en partie selon les termes enregistrés.

Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’afficher l’ensemble des outils de gestion sous la forme d’une structure arborescente. L’archiviste a la possibilité d’ajouter, modifier et supprimer une ou plusieurs rubriques associées aux outils de gestion, depuis le logiciel d’archivage.

Quelles sont les stratégies pour collecter les archives auprès des services ?

Depuis quelques années, la production croissante de documents papier est étroitement liée à la production de données électroniques (documents bureautiques, e-mail, fichiers multimédias, etc.). Cette coexistence entre le papier et le numérique, oblige les archivistes et les services producteurs à s’adapter à cette transition numérique, lors de la collecte des documents administratifs dans les bureaux.

La rédaction d’un tableau de gestion du service producteur
La collaboration entre les archivistes et les services producteurs intervient bien avant la collecte des archives, avec la rédaction d’un tableau de gestion spécifique à chaque service. Le tableau de gestion permet aux membres d’un service de mieux organiser et trier les documents n’ayant plus d’utilité immédiate pour le fonctionnement du service. L’archiviste, de son côté, va pouvoir contrôler les bordereaux de versement avant la collecte des archives. Il pourra, ainsi, déterminer si le bordereau de versement a été correctement rempli par le service en s’appuyant sur le tableau de gestion.

Nommer un·e correspondant·e archives
Pour renforcer cette collaboration et ne pas multiplier les demandes de collecte auprès de l’archiviste, le service peut nommer un·e correspondant·e archives qui assurera régulièrement la collecte des archives auprès des membres de son service, ainsi que la rédaction et l’envoi des bordereaux de versement au service des archives.

La préparation des archives avant leur collecte
Le référent (ou correspondant·e archives) s’appuie sur le tableau de gestion du service producteur pour regrouper et trier les documents qui ne sont plus d’utilité courante pour le fonctionnement du service. Le référent complète un bordereau de proposition de versement avec : des informations sur le service producteur des archives, le service versant, le responsable du versement, une description sommaire du versement (métrage linéaire, typologies principales, dates extrêmes par exemple) et la liste des documents et dossiers à archiver. Le ou la responsable du versement transmet ensuite le bordereau de versement au service des archives. Si ce versement est accepté par l’archiviste, les archives sont transférées physiquement pour être traitées et conservées.

Le + d’un logiciel d’archivage
La solution Hyperdhoc Archive permet d’optimiser les échanges entre le service d’archives et les services producteurs. La rédaction, l’envoi et la validation des bordereaux de versements sont simplifiés par un système de workflow propre au logiciel.

Le responsable du versement peut également associer des documents électroniques au bordereau de versement, depuis le logiciel d’archivage.

Comment gérer et optimiser les espaces de conservation ?

Savoir où entreposer les archives d’un établissement, dans les meilleures conditions, reste essentiel pour une bonne conservation et gestion des archives. Il convient de privilégier un lieu fermé sans que la lumière naturelle puisse être exposée aux documents. Une aération continue du local est essentielle pour ne pas créer un microclimat dans le local.

Si vous en avez la possibilité, il convient de choisir avec soin le mobilier de stockage présent dans le local. Le mobilier le plus souvent utilisé par les services d’archives et le plus adapté reste le rayonnage. Le rayonnage est un meuble de rangement ouvert et adapté au stockage des boîtes d’archives. Ce rayonnage est réparti par : épi (ensemble de travées), travée (ensemble de tablettes) et tablette, selon le vocabulaire archivistique.

Il est important d’établir une numérotation des locaux et des rayonnages par local pour donner une topographie précise du lieu de conservation des boîtes d’archives.

Si des archives sont déjà stockées dans un local, il faudra les traiter en priorité et les enregistrer dans un tableau de récolement (il s’agit des arriérés). Le récolement est le recensement des archives dans l’ordre physique où elles se trouvent, sans les changer de place dans l’espace de stockage prévu à cet effet.

Mettre en place un tableau de récolement permet à l’archiviste de traiter les arriérés dans les espaces de conservation où sont conservées les archives. L’objectif est d’inscrire la localisation précise de chaque boîte ou dossier d’archives, décrire le contenu et les informations liées à chaque boîte et contrôler leur durée d’utilité administrative. Ce tableau peut être réalisé sous le format Word ou Excel.

Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’optimiser les espaces de conservation. Lors de la recherche d’une localisation, le logiciel va proposer le meilleur emplacement, en se référant au métrage linéaire des unités du versement et du nombre d’unités à archiver. Ce type de logiciel permet également de combler progressivement les trous dans les espaces de stockage, quand les archives sont éliminées physiquement. Le récolement est, ainsi, mis à jour automatiquement grâce au logiciel d’archivage.

Comment gérer contrôler la communication des documents ?

La collaboration avec le producteur
La communication des archives est la mise à disposition et la diffusion des documents archivés. Des délais de communicabilité sont à respecter pour les archives du secteur public (délais de communicabilité prévus par le Code du patrimoine – articles L211-1 et L213-2). La loi ne fixe pas de délais de communicabilité pour les archives d’établissements privés : tout document conservé sera un jour destiné à être communiqué.

Lors de la collecte des archives, un accord de service peut être appliqué, entre le service producteur et l’archiviste. Il est conseillé d’établir plusieurs règles de communicabilité, avant la diffusion des archives :
– Identifier le producteur des archives et le service responsable de la conservation des archives.
– Indiquer les modalités d’entrée des archives, ainsi que le mode de tri et de classement.
– Définir des délais de communicabilité pour chaque type d’archive.
– Préciser si une demande d’autorisation du service producteur est nécessaire pour accéder aux archives.

Être conforme au RGPD
Le règlement général sur la protection des données (RGPD) est une réglementation entrée en application le 25 mai 2018. Ce texte réglementaire européen vise à respecter les données personnelles d’un individu.

Il est nécessaire de catégoriser et sécuriser les données personnelles d’un collaborateur : son nom, prénom, date de naissance, rôle et missions dans l’établissement. Ces informations sont indispensables pour déterminer si les archives sont communicables à l’ensemble des collaborateurs ou uniquement à certains membres de la structure.

Il n’est pas nécessaire d’aller trop loin dans la description des informations liées à un individu. L’archiviste doit intégrer en priorité les informations qui pourront lui servir lors du traitement et de la communication des archives.

La communication des archives doit être réalisée avec l’entière collaboration des services producteurs ou membre de l’établissement concerné. Cette collaboration permet d’indiquer si la communication d’une archive doit être effective avec une habilitation ou à partir d’une date de communicabilité précise.

Le « fantôme », outil indispensable pour la consultation
Rédiger un « fantôme » est indispensable pour la traçabilité d’une archive en cours de consultation. Il s’agit d’un formulaire complété par l’archiviste lors d’une demande de consultation d’un document. Cette fiche va remplacer le document ou le dossier sur le rayonnage ou à l’intérieur de la boîte d’archives pendant sa consultation.
Ce qui convient d’indiquer dans le « fantôme » :
– La référence de la boîte ou du dossier consulté.
– Le collaborateur souhaitant consulter l’archives.
– La date de demande de consultation ou de sortie de l’archives.
– La date de retour de l’archive consultée.
– Le visa signé du service des archives et la signature de la personne souhaitant consulter le document ou dossier.

Comment mettre en place une politique d’archivage ?

1re étape – Comprendre le cadre législatif et l’intérêt d’une archive
– Définir une archive à partir des textes législatifs.
Selon Le Code du Patrimoine (article L211-1), les archives sont : « l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

– Mieux comprendre l’intérêt de gérer et conserver les archives d’un établissement.

2ème étape – Définir les étapes de mise en place d’une politique d’archivage
– Faire un état des lieux des archives existantes et analyser le contexte de production auprès des services.
– Rédiger des outils de classement avec les membres du service producteur.
– Organiser des espaces de stockage pour les archives physiques ou faire un récolement des archives déjà conservées.
– Nommer un ou plusieurs référents archives pour chaque service.
– Former les collaborateurs aux nouvelles pratiques d’archivage.
– Définir les règles de communicabilité des archives, avec l’appui des services.

3ème étape – Sensibiliser les collaborateurs aux avantages d’une bonne gestion des archives
Il est recommandé d’expliquer les avantages d’une politique d’archivage aux collaborateurs de votre établissement. Vous pouvez également organiser des réunions de sensibilisation et faire participer les collaborateurs aux axes de la nouvelle politique d’archivage.

Le + d’un logiciel d’archivage
Le logiciel Hyperdhoc Archive permet d’organiser et gérer les archives papier et électroniques d’une structure. Ce type de logiciel offre des solutions face à l’augmentation croissante de la production documentaire. Cet outil répond aux besoins liés à la gestion des archives électroniques, en télétravail comme au bureau. Il a pour objectif de gérer et contrôler la collecte, le classement, le stockage et la communication des archives.

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