Marie est responsable des archives dans sa collectivité depuis plus de dix ans. Chaque jour, elle passe une grande partie de son temps à chercher des documents… plutôt qu’à les exploiter. Ce scénario ne lui est pas unique : notre récent sondage auprès des professionnels de la gestion documentaire révèle des tendances préoccupantes.
1. Un plan de classement, mais est-il suffisant ?
57 % des organisations interrogées disposent d’un plan de classement. Cela peut sembler encourageant : plus de la moitié des structures ont au moins posé les bases d’une organisation documentaire structurée.
Mais la simple existence d’un plan de classement ne suffit pas. Si vos équipes ne l’utilisent pas ou ne savent pas s’y retrouver, le gain est nul. Dans notre enquête, 71 % des agents déclarent ne pas toujours savoir où trouver les documents dont ils ont besoin.
Pourquoi c’est important :
Un plan de classement clair permet à chacun de retrouver rapidement l’information. Sans lui, le temps perdu à chercher des documents se cumule, impactant la productivité et la réactivité des équipes.
2. Les durées de conservation : un oubli fréquent
Autre constat : 57 % des organisations n’ont pas de durées de conservation documentées.
Résultat ? Certains documents essentiels peuvent être supprimés trop tôt, tandis que d’autres sont conservés inutilement, encombrant les espaces de stockage et compliquant la recherche. Documenter les durées de conservation est donc un levier simple mais puissant pour sécuriser vos archives et optimiser l’espace.
3. La sensibilisation des agents : un enjeu majeur
Même avec un plan de classement et des durées de conservation bien définies, si vos équipes ne sont pas formées à la recherche et à l’utilisation des documents, l’efficacité reste limitée. Notre sondage montre que 7 agents sur 10 rencontrent des difficultés pour localiser un document.
Former et sensibiliser vos équipes à la gestion documentaire n’est pas une perte de temps : c’est un investissement direct dans la productivité et la qualité de vos archives.
4. Comment agir concrètement ?
Pour transformer votre gestion documentaire dès aujourd’hui, voici quelques actions clés :
1. Clarifiez votre plan de classement : assurez-vous qu’il soit connu et utilisé par tous vos agents.
2. Documentez les durées de conservation pour chaque type de document.
3. Formez vos équipes à retrouver et exploiter l’information efficacement.
4. Réalisez des audits réguliers pour détecter les points d’ombre et ajuster votre organisation.
5. Conclusion
La gestion documentaire n’est pas seulement une question de règles et de procédures : elle impacte directement la productivité et la qualité de vos services. Les chiffres du sondage sont clairs : même dans les organisations qui disposent d’un plan de classement, la majorité des agents rencontre encore des difficultés pour trouver les documents, et les durées de conservation restent souvent floues.
Prendre le temps d’organiser vos archives, de documenter vos pratiques et de sensibiliser vos équipes, c’est offrir à votre organisation la possibilité de travailler plus vite, plus sûr et plus efficacement.
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