Aujourd’hui, les services d’archives vivent dans un monde double. D’un côté, les versements papier continuent d’affluer, parfois dans des états critiques. De l’autre, les documents numériques se multiplient à une vitesse vertigineuse, dans une hétérogénéité souvent difficile à canaliser.
Alors, comment accompagner la transition vers un archivage hybride, à la fois papier et numérique, sans perdre le fil ?
L’hybride : une situation subie ou organisée ?
Le passage à l’hybride n’est plus un choix : il est déjà là. Mais il y a deux façons de l’aborder :
– Soit on le subit, avec des systèmes parallèles, des doublons et des trous dans la raquette.
– Soit on l’organise, en pensant interopérabilité, plan de classement unifié, et cohérence de traitement.
Pour éviter la dérive, il faut un socle : une politique d’archivage claire qui articule les deux dimensions dès le départ.
Les risques d’un archivage hybride mal maîtrisé
– Perte d’information : un document papier scanné mais non classé est un document perdu.
– Difficulté de recherche : quand les archives sont dispersées entre boîtes, serveurs, GED et PC personnels.
– Incohérences de durée de conservation : si les règles de gestion ne sont pas centralisées.
C’est pourquoi la transition vers l’hybride ne doit pas être uniquement technique : elle est aussi stratégique et organisationnelle.
Les leviers pour une transition sereine
Voici quelques principes à appliquer pour garder le contrôle :
1. Structurer un plan de classement transversal entre papier et numérique.
2. Mettre en place un système d’archivage électronique (SAE) qui prend le relais des boîtes en carton.
3. Cartographier les flux numériques (mails, GED, outils métiers) pour anticiper les versements.
4. Documenter les processus : qui verse quoi, quand, comment, dans quel format.
5. Former et sensibiliser les services producteurs : sans eux, pas d’archivage efficace.
Une solution pour y voir clair : Hyperdhoc Archive
Hyperdhoc Archive est conçu pour accompagner cette transition. Il vous permet de :
– Gérer en parallèle vos fonds papier et numériques.
– Appliquer des règles de conservation uniformes.
– Préparer une numérisation raisonnée, à votre rythme.
– Ouvrir un portail de consultation simple et sécurisé pour vos utilisateurs.
L’hybride n’est pas une impasse, à condition d’être piloté. En tant qu’archiviste, vous êtes le garant de cette cohérence. Pour cela, il vous faut les bons outils, les bons réflexes… et une vision stratégique.
Nos liens utiles :
📧 info@elp.fr
🔍 Hyperdhoc Archive
