La gestion documentaire évolue à grande vitesse. Entre la multiplication des formats, l’augmentation du volume d’informations et la difficulté à structurer correctement les documents, de nombreuses organisations cherchent une solution efficace pour améliorer la qualité documentaire, réduire les tâches manuelles et faciliter l’accès à l’information.
Grâce à l’IA, il est désormais possible d’automatiser une grande partie de ces opérations. Notre portail documentaire intelligent permet l’extraction automatique des métadonnées, la classification automatique, et un traitement multimédia complet, dans SharePoint ou tout autre environnement documentaire.
Qu’est-ce qu’un portail documentaire IA ?
Un portail documentaire intelligent s’appuie sur l’intelligence artificielle pour analyser les documents, comprendre leur contenu et appliquer automatiquement les bonnes pratiques de gestion documentaire.
Contrairement aux outils classiques, il ne se contente pas de stocker : il interprète, classe et qualifie vos documents.
Ce qui change avec l’IA
- Lecture automatique du contenu.
- Identification du type de document.
- Extraction des métadonnées essentielles.
- Résumé automatique.
- Recherche améliorée.
- Qualité documentaire homogène.
Cette approche transforme une simple plateforme de stockage en véritable centre de connaissance.
Un portail documentaire 100% multimédia
L’un des principaux avantages de cette nouvelle génération de GED intelligente est sa capacité à traiter tous les types de documents.
Formats pris en charge :
- PDF, Word, Excel, PowerPoint.
- Images, photos, scans.
- Vidéos.
- Fichiers audio.
- Documents manuscrits ou semi-structurés.
Pour chaque fichier importé, l’IA réalise une analyse sémantique permettant d’extraire les informations clés.
C’est particulièrement utile pour les organisations manipulant des volumes importants ou des formats variés (collectivités, entreprises, établissements scolaires, associations, cabinets d’expertise…).
Extraction automatique des métadonnées : un gain de temps immense
Beaucoup d’outils IA proposent une analyse brute.
Mais sans cadre documentaire solide, le résultat reste souvent approximatif.
Notre approche se distingue grâce à 40 ans d’expertise en gestion documentaire, archivage, records management et diffusion de l’information.
Ce que cela apporte :
- Une structuration conforme aux normes métier,
- une catégorisation pertinente,
- une homogénéité sur l’ensemble du fonds documentaire,
- une meilleure préparation à l’archivage,
- une cohérence entre les services,
- une qualité documentaire durable.
L’IA s’appuie donc sur un référentiel documentaire éprouvé, garantissant un classement fiable dans le temps.
Jusqu’à 70 % de temps économisé sur le traitement documentaire
Les organisations confrontées à de gros flux de documents constatent des gains significatifs :
Avant l’IA :
- Tâches chronophages (classement, renommage…).
- Métadonnées oubliées ou incomplètes.
- Recherche documentaire lente.
- Risques d’erreurs élevés.
- Arborescences complexes.
Après déploiement du portail IA :
- Métadonnées complétées automatiquement.
- Classement intelligent.
- Temps réduit sur la recherche.
- Documents mieux diffusés.
- Processus internes fluidifiés.
👉 Jusqu’à 70 % de temps gagné dès les premières semaines.
Une meilleure diffusion de l’information
Avec des métadonnées cohérentes et une structure documentaire optimisée, votre portail devient un véritable outil de communication interne.
Bénéfices :
- Meilleure circulation de l’information,
- accès rapide aux documents stratégiques,
- moins de doublons,
- meilleure prise de décision,
- collaboration renforcée.
Les utilisateurs n’ont plus besoin d’être experts en GED : le système s’occupe du travail technique.
Envie de découvrir comment l’IA peut transformer votre portail documentaire ?
Nous proposons une démonstration concrète du portail documentaire multimédia avec extraction automatique des métadonnées.
Nos liens utiles :
📧 info@elp.fr