Le logiciel de gestion des acquisitions d’ouvrages

– La suggestion d’acquisition d’un ouvrage est guidée et sécurisée en s’appuyant sur des fichiers autorités.
– Les vérifications de doublons sont effectuées au fur et à mesure de la saisie des fichiers d’autorités.
– La passation de commande peut être restreinte à un fournisseur ou à un ouvrage.
– Le bon de commande peut être édité avec le modèle standard fourni ou personnalisé gratuitement.
– Le bon de commande peut être différent en fonction de la langue du fournisseur.

Lors de la réception d’un ouvrage, les informations de gestion et des données bibliographiques du catalogue sont automatiquement mises à jour.
L’analyse des réceptions et des ouvrages manquants permet de créer automatiquement des réclamations. Les réclamations ainsi que le texte généré par le système peuvent être modifiés avant d’être envoyés aux fournisseurs.

– La réception d’un ouvrage permet dans le même temps la mise à jour des informations de gestion et des données bibliographiques du catalogue.
– L’analyse des réceptions et des ouvrages manquants permet de créer automatiquement des réclamations.
– Les réclamations ainsi que le texte généré par le système peuvent être modifiées avant d’être envoyées.

– Lors de la réception d’un ouvrage, la création d’une notice permet le classement et la mise à disposition immédiate de l’ouvrage dans le logiciel As-Xthèques ou tout autre logiciel de gestion documentaire.
– La gestion du catalogage prend en compte les collections, les notices et leurs exemplaires, les autorités telles que les éditeurs, les auteurs, les vedettes matières (mots-clés).

– Lorsque l’ouvrage et sa facture ont été enregistrés, le système propose l’archivage de la commande.
– Les budgets sont actualisés en fonction des mouvements effectués sur les commandes.
– Des listes et statistiques peuvent être effectuées sur les fichiers autorités et sur les coûts. Les résultats peuvent être visualisés à l’écran, imprimés ou stockés dans un fichier pour être repris sur un logiciel standard tel qu’un logiciel de traitement de texte ou un tableur.

– Consultation seule.
– Fonctions de base uniquement (sauvegarde des données, édition de liste simple des réclamations, traitement des réceptions, archivage,…).
– Modification de données (création, mais également modification des listes d’autorité).
– Traitement des données (commandes de documents, réclamations).
– Accès total.

Ces rôles permettent d’harmoniser, d’assurer la confidentialité, mais aussi de s’adapter aux missions de chaque utilisateur. L’administration des droits est également possible à partir du profil de l’administrateur. Enfin, l’administrateur peut gérer le(s) affectation(s), les services, ainsi que chaque profil utilisateur enregistré.