Comment valoriser un fonds d’articles et diffuser un panorama de presse ?

Découvrez dans ces webinaires : Comment créer et diffuser un panorama de presse ? Comment valoriser un fonds d’articles ?

Nous répondrons à ces questions, lors de ces deux webinaires, en nous appuyant sur le logiciel Hyperdhoc Revue de Presse. 

Hyperdhoc Revue de Presse est un logiciel qui permet de générer un panorama de presse pour une diffusion interne ou externe. La solution intègre toutes les fonctionnalités requises pour collecter et stocker des articles à partir de sources papiers ou électroniques. 

Collecter et référencer les articles de presse
Pour collecter ou ajouter des articles, il est possible de glisser-déposer un document dans l’espace de stockage du logiciel. L’administrateur peut également alimenter automatiquement la base de données, grâce à un processus d’océrisation.

Une fois que le document est déposé, l’administrateur renseigne les métadonnées liées à l’article. Des métadonnées sont alors automatiquement intégrées par défaut lors du transfert du document : son titre, une date, … D’autres rubriques sont également disponibles pour renseigner les métadonnées du document : le résumé, la source, la date de parution, la thématique abordée, le thésaurus, … Une aide à la saisie est disponible pour renseigner certaines métadonnées et ne pas commettre d’erreur de référence.

L’article est lié à une rubrique de classement et permet d’être pré-classé. Ce pré-classement de l’article dans une certaine rubrique va ainsi permettre d’élaborer automatiquement le sommaire du futur panorama de presse.

Sélectionner les articles de presse à diffuser
L’administrateur peut sélectionner plusieurs articles, à partir d’un fonds. Le panorama de presse liste ensuite les articles sélectionnés. Le contenu du panorama peut alors être consulté une fois que les articles ont été ajoutés.

L’administrateur peut travailler sur plusieurs panoramas de presse en même temps.

Assembler un panorama de presse et gérer son sommaire
Une fonction de création automatique du sommaire est proposée lors de l’assemblage du panorama de presse. Le logiciel classe automatiquement les articles, dans le sommaire, à partir de la rubrique de classement rattachée à chaque document.

L’administrateur a la possibilité de générer un aperçu du panorama et ajouter des articles au panorama.

L’administrateur peut également réordonner les articles de presse, à partir du sommaire du panorama, en modifiant la rubrique de classement des articles.

Plusieurs modèles de panoramas de presse sont disponibles. Ces modèles permettent de personnaliser un panorama selon la thématique abordée.

Diffuser le panorama de presse auprès des collaborateurs
La publication d’un panorama de presse peut se faire de plusieurs manières. Dans un premier cas, le panorama est publié, sous le format PDF, dans l’intranet de l’établissement et/ou sur la page d’accueil du logiciel. Ce PDF est alors disponible et accessible à l’ensemble des collaborateurs ou à un groupe de collaborateur spécifique.

Vous avez également la possibilité d’envoyer le lien vers le panorama de presse par mail.

Une fonction « E-mail » génère automatiquement le panorama de presse au format HTML. Il est également possible de paramétrer les métadonnées à afficher dans le mail.

• Collecter et référencer les articles de presse ;
• Sélectionner les articles de presse à diffuser ;
• Assembler un panorama de presse et gérer son sommaire ;
• Diffuser le panorama de presse auprès des collaborateurs.

Les documents électroniques peuvent être liés à un certain nombre de métadonnées descriptives, comme : une date précise de production ou de réception, une durée de conservation, un sort final, l’auteur du document, …

Le logiciel conserve chaque document sous deux formats : un format source et un format pérenne. Le format PDF/A3A est le format pérenne privilégié pour les documents bureautiques : ppt., docx., odt., doc., … Le coffre-fort électronique conserve ensuite les formats pérennes (module optionnel).

Le logiciel journalise les mouvements des versements et archives automatiquement. L’archiviste peut consulter le détail de chaque mouvement.

L’archiviste peut accéder aux fonctions d’optimisation des espaces de stockage. Le logiciel propose ainsi le meilleur emplacement, en se référant au métrage linéaire des archives du versement et du nombre de boîtes à archiver. Avec cette fonctionnalité, le logiciel peut progressivement combler les trous dans les espaces de stockage. Enfin, l’archiviste peut télécharger un code barre d’identification et un code de barre de localisation pour retrouver les archives dans les espaces de stockage.

• Gérer et contrôler l’indexation des articles de presse ;
• Effectuer une recherche simple et étendue ;
• ​Visualiser des articles via un plan de classement ;
• Contrôler la diffusion sélective des articles auprès des collaborateurs.