{"id":881,"date":"2024-12-13T10:29:45","date_gmt":"2024-12-13T10:29:45","guid":{"rendered":"http:\/\/newelp.elp.fr\/?p=881"},"modified":"2025-04-29T15:09:07","modified_gmt":"2025-04-29T15:09:07","slug":"replay-webinar-creer-gerer-et-diffuser-des-outils-de-classement","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/elp.fr\/index.php\/replay-webinar-creer-gerer-et-diffuser-des-outils-de-classement\/","title":{"rendered":"[REPLAY WEBINAR] Cr\u00e9er, g\u00e9rer et diffuser des outils de classement"},"content":{"rendered":"\n
\n
\"\"<\/figure><\/div>\n<\/div><\/div>\n\n\n\n
\n
<\/div>\n\n\n\n

Ce webinar a pour objectif de vous pr\u00e9senter les fonctionnalit\u00e9s du logiciel Hyperdhoc Archive<\/a>.<\/strong> Ces fonctions vous aideront ainsi en t\u00e9l\u00e9travail, comme au bureau. Nous verrons donc dans ce webinaire comment cr\u00e9er, g\u00e9rer et diffuser des outils de classement aupr\u00e8s des collaborateurs.<\/p>\n\n\n\n

Comment cr\u00e9er et g\u00e9rer des outils de classement documentaire par service ?<\/h4><\/div>\n\n\n\n

Le plan de classement est un ordre dans lequel les archives d\u00e9finitives d\u2019un fonds, d\u2019une s\u00e9rie ou d\u2019un versement ont \u00e9t\u00e9 class\u00e9es et ordonn\u00e9es dans un service d\u2019archives<\/a><\/strong>. 

Les plans de classement sont donc li\u00e9s \u00e0 l\u2019activit\u00e9 et aux missions des services d\u2019une structure. Cet outil est une aide pour les services-versants, notamment lors de la r\u00e9daction et l\u2019envoi d\u2019une proposition de versement au service des archives.

Le logiciel permet d\u2019afficher l\u2019ensemble des rubriques du plan classement, sous la forme d\u2019une structure arborescente. L\u2019archiviste peut \u00e9galement ajouter, modifier et supprimer une rubrique de classement.<\/p>\n\n\n\n

Comment cr\u00e9er et g\u00e9rer un tableau de gestion pour un \u00e9tablissement et un service ?<\/h4><\/div>\n\n\n\n

Le tableau de gestion est un outil qui g\u00e8re et r\u00e9glemente les documents produits et re\u00e7us par l\u2019\u00e9tablissement. Pour chaque type de document, il fixe ainsi une dur\u00e9e d\u2019utilit\u00e9 administrative (DUA) et le sort final \u00e0 l\u2019issue de cette DUA.

L\u2019archiviste peut importer ou cr\u00e9er un tableau de gestion dans le logiciel. Ces tableaux sont une aide indispensable pour proc\u00e9der aux \u00e9liminations r\u00e9glementaires, mais \u00e9galement \u00e0 la conservation des archives d\u00e9finitives.

L\u2019archiviste a la possibilit\u00e9 de voir l\u2019ensemble des rubriques et sous-rubriques d\u2019un tableau de gestion, en naviguant dans une structure arborescente. Le dernier niveau de chaque rubrique du tableau de gestion, comprend par exemple :<\/p>\n\n\n\n

    \n
  • La typologie du document ;<\/li>\n\n\n\n
  • Sa dur\u00e9e d\u2019utilit\u00e9 administrative ;<\/li>\n\n\n\n
  • Son sort final des documents, apr\u00e8s expiration de la DUA ;<\/li>\n\n\n\n
  • Des observations sur les modalit\u00e9s de tri, par exemple.<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n

    Comment ces outils de classement peuvent accompagner les collaborateurs ?<\/h4><\/div>\n\n\n\n

    L\u2019ensemble des services et collaborateurs d\u2019un \u00e9tablissement sont r\u00e9f\u00e9renc\u00e9s dans une structure arborescente. Le logiciel synchronis\u00e9e l\u2019arborescence des services en fonction de l\u2019annuaire LDAP de la structure, par exemple.

    Il est \u00e9galement possible d\u2019associer un tableau de gestion ou un plan de classement \u00e0 une organisation et un service pr\u00e9cis. Cette association permet ainsi au service-versant de transf\u00e9rer une proposition de versement au service des archives.

    L\u2019association d\u2019un tableau de gestion \u00e0 un service permet d\u2019affiner une recherche, \u00e0 partir d\u2019une rubrique de classement pr\u00e9cise.<\/p>\n\n\n\n

    Au programme :<\/h2><\/div>\n\n\n\n
      \n
    • Cr\u00e9ation et gestion des plans de classement par service <\/li>\n\n\n\n
    • Cr\u00e9ation et gestion d\u2019un tableau de gestion g\u00e9n\u00e9rique et sp\u00e9cifique <\/li>\n\n\n\n
    • Diffusion des outils de classement aupr\u00e8s des utilisateurs<\/li>\n<\/ul>\n\n\n\n