{"id":760,"date":"2024-12-09T14:31:14","date_gmt":"2024-12-09T14:31:14","guid":{"rendered":"http:\/\/newelp.elp.fr\/?p=760"},"modified":"2025-05-05T15:16:08","modified_gmt":"2025-05-05T15:16:08","slug":"former-les-utilisateurs-a-un-nouveau-logiciel-darchivage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/elp.fr\/index.php\/former-les-utilisateurs-a-un-nouveau-logiciel-darchivage\/","title":{"rendered":"Comment sensibiliser et former les utilisateurs \u00e0 un nouveau logiciel d\u2019archivage ?"},"content":{"rendered":"\n
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Lors de la mise en place d\u2019un logiciel de gestion des archives, il convient de former et sensibiliser en amont les futurs utilisateurs d\u2019un organisme.<\/p>\n\n\n\n

La mise en place d\u2019un logiciel d\u2019archivage<\/a>, au sein d\u2019un organisme priv\u00e9 ou public, est un projet formidable pour faciliter les missions de gestion, conservation et communication des archives papiers et \u00e9lectroniques.
Lors de la dotation du logiciel, il convient alors de ne pas n\u00e9gliger l\u2019importance du r\u00f4le de l\u2019utilisateur. En effet, l\u2019utilisateur est l\u2019un des principaux profils qui utilisera r\u00e9guli\u00e8rement le logiciel. La solution permettra de chercher des archives, demander leur communication, mais \u00e9galement organiser les archives pr\u00e9sentes dans les bureaux pour leur traitement par le service d\u2019archives.<\/p>\n\n\n\n

Sensibiliser<\/h2>\n\n\n\n

Diff\u00e9rentes pistes de r\u00e9flexion et d\u2019actions vont vous permettre de sensibiliser les utilisateurs, en amont de votre projet :

1-<\/strong> Faire participer les utilisateurs concern\u00e9s \u00e0 l\u2019installation et au choix des fonctionnalit\u00e9s du logiciel. Pour cela, vous devrez conna\u00eetre au pr\u00e9alable les besoins et contraintes de chaque service et utilisateurs. En effet, l\u2019avantage de cette participation est d\u2019impliquer l\u2019utilisateur lors des prises de d\u00e9cisions du projet.<\/p>\n\n\n\n

Id\u00e9es :
– R\u00e9diger un questionnaire pour recueillir les m\u00e9thodes de classement et de recherche de chaque utilisateur<\/em>.
– Recueillir des informations sur le fonctionnement et les documents produits par les services<\/em>.<\/p>\n\n\n\n

2-<\/strong> Expliquer les avantages d\u2019une bonne gestion des archives via un logiciel de gestion : gain de temps pour la recherche d\u2019une ou plusieurs archives, automatisation de certaines t\u00e2ches r\u00e9barbatives, int\u00e9r\u00eat juridique lors d\u2019une bonne conservation et centralisation des archives dans le logiciel, par exemple.<\/p>\n\n\n\n

Id\u00e9es :
– Programmer des r\u00e9unions de sensibilisation avec l\u2019appui de la direction de l\u2019organisme<\/em>.
– Organiser des visites au sein des diff\u00e9rents magasins de stockage et du service des archives<\/em>.<\/p>\n\n\n\n