Législation et archives électroniques

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Législation et archives électroniques

Plus de 95 % des documents administratifs sont actuellement sous le format électronique ou numérisés en France. Selon l’article L211-1 du Code du patrimoine : « Les archives sont l’ensemble des documents, y compris les données, quels que soient leur date, leur lieu de conservation, leur forme et leur support, produits ou reçus par toute personne physique ou morale et par tout service ou organisme public ou privé dans l’exercice de leur activité. »

Il convient de se demander quelles sont les bonnes pratiques à adopter, lors de la gestion et la conservation des documents électroniques, pour respecter les réglementations en vigueur ? Ces pratiques doivent tenir compte de l’intégrité et l’authenticité du document électronique, ainsi que sa pérennité dans le temps pour être recevable en tant que preuve.

L’authenticité et intégrité du document électronique

La “preuve électronique” doit répondre à des règles liées à la conformité et l’authenticité du document électronique. Selon l’article R212-16, alinéa 2 du Code du patrimoine : “Le versement d’un document établi sur support numérique est accompagné de l’ensemble des informations le concernant dès son établissement et nécessaires à son exploitation, telles que les données permettant de l’identifier, de déterminer ses propriétés et d’en assurer la traçabilité.”

Les métadonnées liées au document doivent révéler le nom de l’auteur et le contexte de production du document électronique. Le document doit également être daté et traçable (si des modifications ou des mouvements du document ont eu lieu) avec un dispositif d’horodatage pour garantir son intégrité. 

La recevabilité des documents électroniques va également dépendre en grande partie de l’apposition ou non d’une signature électronique dans le document. L’utilisation d’un certificat électronique assure l’identification de l’auteur du document lors de l’apposition de la signature électronique.

Le logiciel Hyperdhoc Archive garantit la traçabilité des mouvements de chaque document électronique, de leur collecte jusqu’à leur stockage définitif.

La pérennité du document électronique dans le temps

La capacité de conserver durablement les documents électroniques, ainsi que leurs données, peut présenter un véritable défi pour les archivistes et informaticiens d’une organisation.

La pérennité du document, mais également d’une copie du document électronique, peut jouer un rôle majeur lors de sa recevabilité en tant que preuve juridique. Selon l’article 1379, alinéa 1 du Code civil : “La copie fiable a la même force probante que l’original. La fiabilité est laissée à l’appréciation du juge. Néanmoins est réputée fiable la copie exécutoire ou authentique d’un écrit authentique”.

Ainsi, lors de la collecte et le traitement des documents électroniques, le choix d’un ou plusieurs supports de stockage est primordial pour une conservation optimale des documents. Le format de fichier PDF/A reste à privilégier pour une conservation optimale des documents électroniques et garantir leur lisibilité sur le long terme.

Pour compléter cet article, découvrez, ci-dessous, des textes réglementaires ciblés sur l’identification, la collecte et la conservation des archives électroniques.

Une liste des références générales est disponible sur le site de France Archives pour en savoir plus sur la gestion des archives électroniques.

Découvrez notre infographie pour en savoir plus sur les méthodes de tri des archives électronique.

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