Lors du classement et la conservation des archives d’une structure, le tri régulier des archives ne doit pas être négligé. Cette étape se déroule tout au long des différents cycles de vie des archives. Lors de l’âge courant, l’âge intermédiaire et l’âge définitif des documents.
Qu'est-ce que le tri archivistique ?
Le tri archivistique est un terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.).
Ce tri archivistique concerne aussi bien les archives papiers que les archives électroniques. Seuls les objectifs et méthodes de tri peuvent différer selon le support du document.
Le rôle du producteur et du service des archives
Le producteur des archives et l’archiviste ont tous deux un rôle essentiel à jouer dans le tri des documents. Le producteur, lors de la constitution et le suivi d’un dossier en cours, lorsqu’il organise le pré-archivage des dossiers clôturés. Le service des archives lors de la prise en charge des dossiers clôturés et pré-archivés et lors du traitement des archives au terme de leur Durée d’Utilité administrative (ou Durée de conservation).
Un outil : le tableau de gestion
Le tableau de gestion (ou tableau d’archivage) est un outil permettant de trier plus facilement les archives d’une structure. Ce tri s’effectue selon la nature et la typologie du dossier ou document à archiver. Cet outil permet de classer les archives selon le fonctionnement et l’organisation d’un service. Il permet également de déterminer le sort final et la DUA (ou durée de conservation) de chaque dossier ou document administratif propre au service producteur. Enfin, le tableau de gestion s’appuie sur la réglementation en vigueur liée au tri archivistique.
Cette infographie, vous permet de connaître plus facilement les différentes méthodes de tri selon le cycle de vie des archives et leur support (papier ou électronique).
Pour en savoir plus sur le tri et la gestion des archives, visionnez le replay de notre webinaire : « Traiter et gérer les archives d’une structure ».
Plus d’informations sur notre logiciel de gestion des archives, Hyperdhoc Archive