Infographie – On conserve ? On élimine ? Le tri selon le cycle de vie et le support des archives

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Infographie – On conserve ? On élimine ? Le tri selon le cycle de vie et le support des archives

 

Le tri archivistique est un terme générique désignant toute opération consistant à séparer, dans un ensemble de documents, ceux qui doivent être conservés de ceux qui sont destinés à être détruits (échantillonnage, sélection etc.). 

Lors du classement et la conservation des archives d’une structure, une étape essentielle ne doit pas être négligée, celle du tri régulier des archives. Cette étape se déroule tout au long des différents cycles de vie des archives : l’âge courant, l’âge intermédiaire et l’âge définitif.

Ce tri archivistique concerne aussi bien les archives papiers que les archives électroniques. Seuls les objectifs et méthodes de tri peuvent différer selon le support du document.

Le producteur des archives et l’archiviste ont tous deux un rôle essentiel à jouer dans le tri des documents. Le producteur, lors de la constitution et le suivi d’un dossier en cours, puis lorsqu’il organise le pré-archivage des dossiers clôturés. Le service des archives lors de la prise en charge des dossiers clôturés et pré-archivés et lors du traitement des archives au terme de leur Durée d’Utilité administrative (ou Durée de conservation).

Le tableau de gestion (ou tableau d’archivage) est un outil permettant de trier plus facilement les archives d’une structure, selon la nature et la typologie du dossier ou document à archiver. Cet outil permet de classer les archives selon le fonctionnement et l’organisation d’un service. Il permet également de déterminer le sort final et la DUA (ou durée de conservation) de chaque dossier ou document administratifs propres au service producteur, tout en s’appuyant sur la réglementation en vigueur liée au tri archivistique.

Cette infographie, vous permet de connaître plus facilement les différentes méthodes de tri selon le cycle de vie des archives et leur support (papier ou électronique).

Pour en savoir plus sur le tri et la gestion des archives, nous vous donnons rendez-vous le 5 mai 2020 pour notre webinar : « Traiter et gérer les archives d’une structure ». 

Pour plus d’informations sur notre logiciel de gestion des archives, Hyperdhoc Archive

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