Lors de la mise en place d’un logiciel de gestion des archives, il convient de former et sensibiliser en amont les futurs utilisateurs d’un organisme.
La mise en place d’un logiciel d’archivage, au sein d’un organisme privé ou public, est un projet formidable pour faciliter les missions de gestion, conservation et communication des archives papiers et électroniques.
Lors de la dotation du logiciel, il convient alors de ne pas négliger l’importance du rôle de l’utilisateur. En effet, l’utilisateur est l’un des principaux profils qui utilisera régulièrement le logiciel. La solution permettra de chercher des archives, demander leur communication, mais également organiser les archives présentes dans les bureaux pour leur traitement par le service d’archives.
Sensibiliser
Différentes pistes de réflexion et d’actions vont vous permettre de sensibiliser les utilisateurs, en amont de votre projet :
1° Faire participer les utilisateurs concernés à l’installation et au choix des fonctionnalités du logiciel. Pour cela, vous devrez connaître au préalable les besoins et contraintes de chaque service et utilisateurs. En effet, l’avantage de cette participation est d’impliquer l’utilisateur lors des prises de décisions du projet.
Idées :
Rédiger un questionnaire pour recueillir les méthodes de classement et de recherche de chaque utilisateur
Recueillir des informations sur le fonctionnement et les documents produits par les services
2° Expliquer les avantages d’une bonne gestion des archives via un logiciel de gestion : gain de temps pour la recherche d’une ou plusieurs archives, automatisation de certaines tâches rébarbatives, intérêt juridique lors d’une bonne conservation et centralisation des archives dans le logiciel, par exemple.
Idées :
Programmer des réunions de sensibilisation avec l’appui de la direction de l’organisme
Organiser des visites au sein des différents magasins de stockage et du service des archives
- Communiquer via l’Intranet de l’organisme
- Rédiger une newsletter interne sur les avancées du proje
Former
Former l’utilisateur à un logiciel de gestion est une étape essentielle lors de la phase d’installation du logiciel dans une structure. Cette formation présente plusieurs avantages : familiariser l’utilisateur aux différents modules du logiciel, connaître et s’adapter aux difficultés de chacun, ainsi que populariser l’utilisation du logiciel au sein de la structure.
1° Utiliser un vocabulaire commun avec les utilisateurs, lors de la prise en main et la formation au logiciel de gestion des archives
Idées :
Rédaction d’un lexique consacré au vocabulaire administratif et archivistique
Communication de ce lexique à l’ensemble des utilisateurs concernés
2° Adaptez-vous aux difficultés de chaque utilisateur concernant leurs compétences informatiques. Le logiciel peut être intuitif ou non selon les bases en informatique de chaque utilisateur
Idées :
- Demander lors de l’audit le niveau en informatique de l’utilisateur
- Informer le prestataire pour que ce dernier puisse s’adapter aux difficultés de chacun lors de la formation de prise en main du logiciel
3° Organiser également le plan de formation seul ou en collaboration avec l’éditeur du logiciel : les étapes théoriques (présentation des fonctionnalités du logiciel) et étapes pratiques (exercices sous forme de module pour la bonne prise en main du logiciel)
Idées :
- Répartir la formation par groupe de fonctionnalité avec un exercice pratique à la fin de chaque module
- Valider les différents objectifs acquis par les utilisateurs
Pour plus d’informations sur Hyperdhoc Archive : Cliquer ici
Pour vous inspirer du lexique, lien vers le lexique archivistique Elp : Cliquer ici