As-Ouvrage gère tous les aspects de l’acquisition d’un document. De la suggestion d’achat à la gestion des budgets, la facilité d’accès à l’information vous procure une efficacité optimale face aux problèmes courants de gestion d’acquisitions.
Simplification des acquisitions d'ouvrages
Gestion des réceptions et réclamations
- La suggestion d’acquisition d’un ouvrage est guidée et sécurisée en s’appuyant sur des fichiers autorités ;
- Les vérifications de doublons sont effectuées au fur et à mesure de la saisie des fichiers d’autorités ;
- La passation de commande peut être restreinte à un fournisseur ou à un ouvrage ;
- Le bon de commande peut être édité avec le modèle standard fourni ou personnalisé gratuitement ;
- Le bon de commande peut être différent en fonction de la langue du fournisseur.
- La réception d’un ouvrage permet dans le même temps la mise à jour des informations de gestion et des données bibliographiques du catalogue ;
- L’analyse des réceptions et des ouvrages manquants permet de créer automatiquement des réclamations ;
- Les réclamations ainsi que le texte généré par le système peuvent être modifiées avant d’être envoyées.
Fonctionnalités de catalogage
Accessibilité aux documents de gestion
- Lors de la réception d’un ouvrage, la création d’une notice permet le classement et la mise à disposition immédiate de l’ouvrage dans le logiciel As-Médiathèque ou tout autre logiciel de gestion documentaire.
- La gestion du catalogage prend en compte les collections, les notices et leurs exemplaires, les autorités telles que les éditeurs, les auteurs, les vedettes matières (mots-clés) ;
- Nombreuses fonctions de recherche professionnelles : simple, guidée, par mot, multi-critères.
- Lorsque l’ouvrage et sa facture ont été enregistrés, le système propose l’archivage de la commande.
- Les budgets sont actualisés en fonction des mouvements effectués sur les commandes.
- Des listes et statistiques peuvent être effectuées sur les fichiers autorités et sur les coûts. Les résultats peuvent être visualisés à l’écran, imprimés ou stockés dans un fichier pour être repris sur un logiciel standard tel qu’un logiciel de traitement de texte ou un tableur.
Le + d'AS-Ouvrage
- Le module est adapté aux besoins des bibliothèques, médiathèques, ludothèques et centres de documentation ;
- Fonctionnalités adaptées aux besoins de tous les acteurs liées à la réception et diffusion des ouvrages.