Comment faciliter la collecte des archives auprès des services producteurs ? Comment sécuriser les documents physiques et numériques ?
Nous répondrons à ces questions, lors de ces deux webinaires, en nous appuyant sur le logiciel Hyperdhoc Archive.
Hyperdhoc Archive est une solution de gestion des archives physiques et des documents électroniques. L’ensemble du cycle de vie des documents est suivi et contrôlé par le logiciel. Il facilite également l’accès aux archives d’un établissement.
Comment faciliter la collecte des archives auprès des services producteurs ?
Gérer et contrôler les droits des correspondants archives avant la collecte
Pour que la collecte des archives soit efficace, il convient de définir un responsable des versements par service. Autrement dit, de constituer et de gérer un réseau de correspondants archives. Le responsable du versement est l’intermédiaire entre son service et le service des archives. Il s’occupe donc de la gestion de la collecte des archives de son service. Il rédige également les bordereaux de versement pour son service ou d’autres services.
Créer un bordereau de versement
Le bordereau de versement est une liste détaillée qui énumère des boîtes et dossiers d’archives. Ces archives sont ensuite destinées à être versées au service des archives ou à un prestataire. Le classement des archives repose sur le tableau de gestion du service ou de l’établissement.
Lors de la rédaction d’un bordereau, il est important de renseigner dans l’en-tête du versement :
- Une description sommaire du versement ;
- Le nom de l’établissement et du service producteur / versant ;
- Le nom du responsable du versement (ou correspondant archives) ;
- La date de versement auprès du service des archives.
Associer des archives physiques et électroniques au bordereau
Le versement est pris en charge plus efficacement grâce au référencement de chaque archive. Par exemple, les métadonnées descriptives, liées aux archives, vont établir un premier classement du contenu du bordereau.
Le correspondant peut renseigner la liste des documents électroniques à verser en même temps que les archives physiques. Il peut également rédiger un bordereau de versement et renseigner uniquement des documents électroniques.
Transférer le bordereau de versement avant leur collecte par le service des archives
Une fois que le bordereau de versement a été complété, le correspondant peut transférer le bordereau de versement au service des archives. L’archiviste a alors la possibilité de valider ou non le bordereau de versement. Les archives peuvent ensuite être transférées physiquement.
Le + d’Hyperdhoc Archive
Avec Hyperdhoc Archive, l’archiviste peut lier un ou plusieurs tableaux de gestion à un service versant. Les versements sont mieux pris en charge et le cycle de vie des archives contrôlé grâce à cette association. Le correspondant n’aura plus qu’à sélectionner une rubrique de classement, lors de l’ajout de chaque archive et document.
Le nom du responsable du versement est automatiquement renseigné lors de la création d’un bordereau. Cette information est ensuite ajoutée selon l’utilisateur connecté au logiciel. La date de versement est également indiquée automatiquement, à la date du jour, par défaut.
Le responsable du versement peut adapter son bordereau avec des métadonnées spécifiques, selon le service producteur et la nature des archives.
Vous pouvez téléverser des documents électroniques, directement depuis votre poste de travail. Ces documents et les métadonnées rattachées seront directement liés au bordereau de versement.
Au programme du webinaire :
- Gérer et contrôler les droits du responsable d’un versement ;
- Créer un bordereau de versement ;
- Associer des archives physiques et électroniques au bordereau ;
- Transférer le bordereau de versement au service des archives.
Comment assurer la conservation et sécurisation des documents physiques et numériques ?
Sécuriser l’intégrité des documents et la pérennité des formats
D’après la loi du 13 mai 2000, un document électronique est considéré comme preuve au même titre qu’un document physique. Il faut cependant identifier la personne dont émane le document. Deuxièmement, le contexte de production ou de réception doit être traçable. Enfin, l’intégrité du document doit être garantie, ainsi que sa pérennité dans le temps.
Des métadonnées de gestion doivent être associées aux documents. Ces métadonnées permettront ainsi au service des archives de mieux connaître le cycle de vie du document, par exemple.
L’archiviste doit également contrôler l’intégrité du document. Par exemple, grâce à son empreinte numérique, ou son code de hachage. Le code de hachage est une séquence alphanumérique de taille réduite. Autrement dit, il résulte d’une transformation, au moyen d’un cryptage, d’un ensemble de données. Ce code permet ainsi d’identifier l’ensemble des données de départ, mais sans y accéder.
L’archiviste doit cependant faire attention à la pérennité des formats dans le temps. Par exemple : les formats bureautiques (Excel, Word), les formats multimédias (son, image, vidéo),… L’archiviste peut conserver le document sous deux formats : un format source et un format pérenne.
Sélectionner la localisation des archives et suivre leur mise en stock
La deuxième partie du webinaire est consacrée à la conservation des archives physiques.
Le rayonnage est le mobilier le plus souvent utilisé et adapté. Ce meuble de rangement s’adapte au stockage des boîtes d’archives. De plus, ce rayonnage peut être réparti par : épi (ensemble de travées), travée (ensemble de tablettes) et tablette.
La localisation de chaque archive doit être la plus précise possible. Cette localisation permettra, ainsi de mieux organiser les espaces de stockage et retrouver les archives.
Tracer et sécuriser les mouvements des archives, de leur collecte à leur communication
L’archiviste doit assurer la traçabilité des archives. Pour ce faire, chaque mouvement ou modification apportée aux archives et aux documents doit être journalisé : Qui a opéré ce mouvement ? Quelle est la nature du mouvement ? Quand la modification ou le mouvement ont eu lieu ?
Ces informations peuvent être demandées lors du contrôle des documents et leur suivi tout au long du processus de validation et de stockage.
Contrôler les droits d’accès et de consultation des archives
Pour que le contrôle de la communication des archives soit efficace, il faut tout d’abord établir la liste des services de l’établissement et des collaborateurs de chaque service. Vous pouvez, par exemple, vous aider de l’annuaire de votre établissement pour réaliser ce travail.
Vous devez ensuite déterminer avec les services producteurs les délais de communicabilité des archives.
Ces deux éléments vous permettront de mieux contrôler les droits de consultation des archives en fonction :
- Du collaborateur : fait-il partie du service producteur des archives demandées en consultation ? Dans le cas contraire, a-t-il le droit de consulter librement ces archives ?
- Des délais de communicabilité : ces archives sont-elles librement communicables ou faut-il attendre un certain délai pour pouvoir les consulter ?
Le + d’Hyperdhoc Archive
Les documents électroniques peuvent être liés à un certain nombre de métadonnées descriptives, comme : une date précise de production ou de réception, une durée de conservation, un sort final, l’auteur du document, …
Le logiciel conserve chaque document sous deux formats : un format source et un format pérenne. Le format PDF/A3A est le format pérenne privilégié pour les documents bureautiques : ppt., docx., odt., doc., … Le coffre-fort électronique conserve ensuite les formats pérennes (module optionnel).
Le logiciel journalise les mouvements des versements et archives automatiquement. L’archiviste peut consulter le détail de chaque mouvement.
L’archiviste peut accéder aux fonctions d’optimisation des espaces de stockage. Le logiciel propose ainsi le meilleur emplacement, en se référant au métrage linéaire des archives du versement et du nombre de boîtes à archiver. Avec cette fonctionnalité, le logiciel peut progressivement combler les trous dans les espaces de stockage. Enfin, l’archiviste peut télécharger un code barre d’identification et un code de barre de localisation pour retrouver les archives dans les espaces de stockage.
Au programme du webinaire :
- Gérer l’intégrité des documents et la pérennité des formats ;
- Sélectionner la localisation des archives et suivre leur mise en stock ;
- Tracer les mouvements des archives, de leur collecte à leur communication ;
- Contrôler les droits d’accès et de consultation des archives.
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